Как Начать Деловое Письмо С Просьбой?

Как Начать Деловое Письмо С Просьбой
В одном письме может содержаться несколько просьб (желательно по одному вопросу). В этом случае сначала формулируется основная просьба, а затем – остальные, при этом используются следующие языковые обороты: Также просим Вас (рассмотреть, предоставить, провести), Одновременно просим Вас и др.

Как правильно начинать деловое письмо?

Структура делового письма —

  1. Заголовок. Составлять заголовки писем — это целая наука. Если коротко — заголовки деловых писем должны быть максимально полезными для адресата. Провокации и юмор тут вряд ли подойдут: мы же пишем серьезным людям, помните? Вот если узнаете человека поближе — тогда можно попробовать, а пока лучше не рисковать.
  2. Вступление. Как и обычное, деловое письмо начинается со вступления, или преамбулы. В нем вы здороваетесь и рассказываете самую суть, самое мясо. Берегите время адресата: сразу расскажите, что вам от него нужно. «Я, Вася Пупкин, придумал классный стартап в сфере интернет-маркетинга (строительства, красоты, промышленности, авто — смотря какая у вас сфера деятельности) и прошу вас ознакомиться с ним и поддержать материально. Основная ошибка на этом этапе: растекаться мыслью по древу, мямлить, не переходить к сути вопроса.
  3. Основная часть. Тут все просто: вы подробно рассказываете, что у вас за идея, излагаете факты и аргументы, которые способны заинтересовать адресата. Если вернуться к Васе и его стартапу — он объяснит, в чем его суть, польза и выгода для человечества в целом и для адресата письма в частности. Он приведет цифры и факты, мнение целевой аудитории, мнение экспертов. Мы верим в Васю, он сможет!
  4. Самое главное. Если вы просите — попросите еще раз. Если спрашивайте — задайте вопрос четко и конкретно. Если надеетесь на сотрудничество — еще раз четко сформулируйте свое предложение. И все это в нескольких строчках.
  5. Заключение. Поблагодарите за внимание и выразите надежду, что адресат ответит вам или совершит другое необходимое действие. Используйте призыв к действию, как в продающих текстах или видеороликах.
  6. Укажите свои данные: Ф.И.О., контакты, название организации и ее реквизиты.
  7. Прикрепленные файлы. Часто об этом забывают, а зря. Многим людям проще оценить наглядную информацию, чем просто буквы и строчки. Прикрепите к письму фотографии для наиболее полного представления о теме письма, приложите необходимые документы, чтобы уверить адресата в своей платежеспособности и серьезности намерений.

Как начать обращение в официальном письме?

Уважаемые студенты! Принимая во внимание увеличение объема деловой переписки, институт психологии и филологический факультет подготовили для вас короткое сообщение, которое, на наш взгляд, поможет придерживаться некоторых общепринятых правил. О правилах деловой переписки Отправляя письмо по электронной почте, обязательно укажите тему письма.

Тема письма должна четко отражать суть обращения. Например, Вы обращаетесь к преподавателю для уточнения по заданию к семинару. Тема письма: вопрос по заданию, Социальная психология, БПс-21. Придерживайтесь правила: одно письмо — одна цель. Обращайте внимание на необходимость указания дисциплины и академической группы в переписке с преподавателем.

Имейте в виду, что получатель письма может переписываться со многими группами и ему важна определенность в этом вопросе. Письмо должно:

В начале содержать приветствие и обращение. Например, « Здравствуйте / Доброе утро / Добрый день / Добрый вечер + уважаем(ый/ая) + И.О.». Слова в обращении или в указании адресата нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.») – таковы правила делового этикета. Ответное письмо также содержит приветствие и обращение. Если переписка уже идет, но это первое письмо с утра, приветствие и обращение нужны. В случае, если это не первое обращение в течение дня данному адресату, если диалог продолжается, то допустимо обходиться без приветствий, а отвечать сразу по делу. Содержание письма должно быть лаконичным. В случае, если надо передать объемную информацию, лучше поместить ее в отдельный файл и послать приложением. Следует учитывать, что письмо не должно содержать только вложение (файл). Придерживайтесь корректного, делового тона. Подбирайте лексику, грамотно формулируйте мысли, избегайте неточностей и двусмысленных фраз. Письмо должно быть понятным. Для этого соблюдайте грамматические, стилистические нормы литературного русского языка. Четко формулируйте вопросы. Заканчивать письмо принято словами благодарности за сотрудничество. В конце письма присутствует формула вежливости и подпись. Например, «С уважением, ФИО». Обращение на «ты» в официальной переписке недопустимо, даже если вы поддерживаете с корреспондентом дружеские отношения. К преподавателю следует обращаться на Вы с прописной буквы. В письме обязательно указывается дата. Учитывайте время обращения. У преподавателей, кроме рабочего, есть личное время, для отдыха.

Выкладываем готовые задания в ЭИОС Ряд преподавателей четко обозначают требования к названию файлов. Если этого не произошло, понять логику, удобную преподавателю, можно из названия созданной папки. Например, папка для выкладки заданий называется: «Семинар1».

Как написать деловое письмо если не знаешь имени?

Если вы не знаете имени человека, которому пишите письмо В таком случае используйте стандартное «Здравствуйте» или «Добрый день». Сделайте обращение более персонифицированным, если допускает ситуация. Например, «Уважаемый коллега» или «Дорогой подписчик».

Как начинается сообщение?

Отличительная особенность таких писем — текст вступления, как правило, начинается со стандартных слов: Сообщаем (извещаем, уведомляем, информируем) вас о том, что Считаем необходимым сообщить Ставим Вас в известность

Как называется официальное письмо с просьбой?

Виды деловых писем — В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть: Коллективный договор: что нужно знать работодателю?

  1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
  2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
  3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
  4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
  5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
  6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
  7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
  8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
  9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
  10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями. Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства.

  • Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи.
  • Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным.
  • На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Рассмотрим основные виды служебных писем: Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения.

  • В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях.
  • Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.
  • Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений. Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях.

  1. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
  2. Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Читайте также:  Какой Срок Подачи Кассационной Жалобы После Апелляции?

Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия. Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

  1. Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму.
  2. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.
  3. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др. Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации. Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п.

  1. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора или в ответ на письмо-запрос.
  2. Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким.
  3. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Внимание! Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы. Порядок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск Расчет стоимостиГарантииОтзывы Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.

  • Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
  • Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение.
  • Обоснование должно предшествовать изложению просьбы.
  • Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.

Письмо-просьба требует письма-ответа. Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или составляется договор.

Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п. Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов или составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма.

Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах.

  • Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.
  • Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их.

В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением. Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия. Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

  • Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре.
  • Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.
  • Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон.

Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

  • Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена.
  • Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
  • Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы).

В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы.

Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа. Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок направления запросов представительных органов власти (парламентский, депутатский запросы), а также должностных лиц других ветвей власти.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

  • Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью.
  • Письмо-благодарность
  • – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
  • Письмо-поздравление

– деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Письма-приглашения, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми.

В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д. Служебное письмо это «официальный представитель» организации.

  1. — название организации;
  2. — физический адрес организации;
  3. — телефон и факс;
  4. — web-сайт и e-mail.
  5. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.
  6. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Обычно советуют пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Как правильно составить обращение?

Письменное обращение в орган государственной власти или орган местного самоуправления обязательно должно включать в себя: 1) наименование органа или либо фамилию, имя, отчество должност- ного лица, либо его должность; 2) свои фамилию, имя, отчество; 3) почтовый адрес; 4) суть предложения, заявления или жалобы; 5)

Читайте также:  Можно Ли Анонимно Пожаловаться На Человека?

Чем можно заменить с уважением?

Профессиональные заключения и завершающие фразы — Определяя тип заключения, которое следует использовать в вашем деловом сообщении электронной почты, необходимо учитывать, кому вы пишете, и для чего. Если вы не уверены, какое заключение лучше всего подходит, следует остановиться на более официальной и стандартной завершающей фразе.

Как правильно писать в письме прошу или просим?

Просим Вас сообщить информацию о, Просим Вас предоставить данные о, Обращаемся к Вам с просьбой о, Просим Вас провести и др. В письмах, оформляемых на бланках должностных лиц, используется форма глагола 1-го лица единственного числа: Прошу Вас рассмотреть вопрос о, Прошу Вас предоставить информацию о и др.

Как написать приветствие в деловом письме?

Уважаемые студенты! Принимая во внимание увеличение объема деловой переписки, институт психологии и филологический факультет подготовили для вас короткое сообщение, которое, на наш взгляд, поможет придерживаться некоторых общепринятых правил. О правилах деловой переписки Отправляя письмо по электронной почте, обязательно укажите тему письма.

Тема письма должна четко отражать суть обращения. Например, Вы обращаетесь к преподавателю для уточнения по заданию к семинару. Тема письма: вопрос по заданию, Социальная психология, БПс-21. Придерживайтесь правила: одно письмо — одна цель. Обращайте внимание на необходимость указания дисциплины и академической группы в переписке с преподавателем.

Имейте в виду, что получатель письма может переписываться со многими группами и ему важна определенность в этом вопросе. Письмо должно:

В начале содержать приветствие и обращение. Например, « Здравствуйте / Доброе утро / Добрый день / Добрый вечер + уважаем(ый/ая) + И.О.». Слова в обращении или в указании адресата нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.») – таковы правила делового этикета. Ответное письмо также содержит приветствие и обращение. Если переписка уже идет, но это первое письмо с утра, приветствие и обращение нужны. В случае, если это не первое обращение в течение дня данному адресату, если диалог продолжается, то допустимо обходиться без приветствий, а отвечать сразу по делу. Содержание письма должно быть лаконичным. В случае, если надо передать объемную информацию, лучше поместить ее в отдельный файл и послать приложением. Следует учитывать, что письмо не должно содержать только вложение (файл). Придерживайтесь корректного, делового тона. Подбирайте лексику, грамотно формулируйте мысли, избегайте неточностей и двусмысленных фраз. Письмо должно быть понятным. Для этого соблюдайте грамматические, стилистические нормы литературного русского языка. Четко формулируйте вопросы. Заканчивать письмо принято словами благодарности за сотрудничество. В конце письма присутствует формула вежливости и подпись. Например, «С уважением, ФИО». Обращение на «ты» в официальной переписке недопустимо, даже если вы поддерживаете с корреспондентом дружеские отношения. К преподавателю следует обращаться на Вы с прописной буквы. В письме обязательно указывается дата. Учитывайте время обращения. У преподавателей, кроме рабочего, есть личное время, для отдыха.

Выкладываем готовые задания в ЭИОС Ряд преподавателей четко обозначают требования к названию файлов. Если этого не произошло, понять логику, удобную преподавателю, можно из названия созданной папки. Например, папка для выкладки заданий называется: «Семинар1».

Как начать письмо на почту?

Приветствие — Приветствие — это обращение к получателю вашего сообщения. В более формальной переписке его часто начинают со слова «Уважаемый/Уважаемая». Вот несколько примеров формальных приветствий:

  • Уважемый господин
  • Уважаемая госпожа
  • Уважаемый Валерий Петрович
  • Уважаемая Дарья Степановна
  • Руководителю отдела
  • Уважаемый профессор Сибко

Если вы начинаете приветствие со слов «Уважаемый господин» или «Уважаемая госпожа» и при этом не знаете, к кому вы обращаетесь — мужчине или женщине — ваше обращение могут счесть за грубость. В таком случае начните со слов «Уважаемые господин или госпожа».

  1. Хотя слово «Здравствуйте» звучит менее формально, оно вряд ли кого-то оскорбит.
  2. Это самый лучший способ начать сообщение, когда имя получателя вам неизвестно.
  3. Когда вы пишете сообщение человеку выше вас по должности или старше вас, обращайтесь к ним по имени-отчеству.
  4. Например, если студент вуза пишет запрос руководителю отдела компании, в которой ищет работу.

Когда вы приветствуете кого-то по имени, перепроверьте правильность написания имени. Когда человек видит ошибку в написании своего имени — это всегда производит плохое впечатление. Если организация поощряет неформальный стиль в переписке, можно начать сообщение с простого «Добрый день» или даже «Привет».

  1. Если вы знаете имя человека, напишите имя.
  2. Например: «Привет, Сергей».
  3. Однако будьте осторожны.
  4. Неформальные приветствия более дружелюбны, но можно показаться слишком наглым.
  5. Если вы неуверены, лучше ошибиться в сторону большей формальности.
  6. В деловой переписке излишнюю неформальность могут счесть за грубость.

Большинство экспертов соглашаются, что не стоит начинать и заканчивать деловые сообщения аббревиатурами, привычными для нас в СМС. Ниже приведены несколько примеров аббревиатур из СМС, которые стоит избегать в деловой переписке по электронной почте:

  • Hey
  • Yo
  • Sup или Whassup
  • ? (Сообщение начинается с вопросительного знака)

Как правильно писать обращение в электронном письме?

Написание электронного делового письма — Как и в личном общении, контент является лишь частью вашего сообщения. Другая часть передается через тон письма. Деловые бумажные письма 50-летней давности очень похожи на те, которые пишутся сегодня. Но электронные письма даже 10 или 20 лет назад сильно отличаются от сегодняшних.

  1. Дело в том, что правила стиля все еще находятся на стадии своего формирования.
  2. Рассмотрим некоторые общие вопросы тона в приветствии, теле и заключении электронного делового письма.
  3. В целом вы хотите, чтобы ваш тон отражал отношения, которые вы уже установили с получателем письма.
  4. Если вы обычно называете друг друга по имени лично, не стесняйтесь начинать письмо с выражения «Здравствуй, Александр» или просто «Александр»,

Если вы незнакомы с человеком, которому собираетесь писать электронное письмо, тогда начните с «Добрый день, Александр Петрович» или «Здравствуйте, Александр Петрович», Немного сложнее, если вы не знаете имя получателя письма. В таком случае вы можете обратиться со слова «Здравствуйте»,

  1. Немного лучше использовать название компании, например, «Здравствуйте Лукойл», или название отдела «Здравствуйте отдел продаж»,
  2. Основная часть письма должна так же отражать ваши существующие отношения.
  3. Она должна быть простой, но формальной, если это ваш первый контакт с получателем.
  4. Это значит избегать таких вещей, как смайлики.

Короче говоря, представьте себя таким, каким вы хотите, чтобы вас видели, имея в виду конечные цели вашего письма. Теперь затронем завершающую часть делового электронного письма. Сюда подходят такие выражения, как «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и тому подобное.

  1. Немаловажным будет, если в заключительную часть письма вы поставите призыв к действию, что-то вроде «С нетерпением жду вашего ответа».
  2. В конце добавьте вашу подпись электронной почты, которую мы затрагивали в статье »,
  3. Время является ценным ресурсом в деловых условиях, поэтому у вас есть всего несколько секунд, чтобы привлечь внимание вашего читателя.

Я приведу вам несколько способов, как быстро донести свою цель с помощью хитростей, которые выделяют ваше сообщение и дают получателю веские основания для ответа. Давайте рассмотрим эти три способа:

  1. Во-первых, не стесняйтесь того, что пишете. Поставьте вашу цель прямо вперед. Да, иногда необходимо вводное предложение, как, например, «В продолжении нашей встречи», но старайтесь сделать его как можно короче.
  2. Во-вторых, удалите запутанные детали. «На последней встрече мы договорились провести собрание в пятницу в 13:00, но затем, вы прислали сообщение, что 13:00 вам не подходит. Я проверил свой график и выбрал более подходящее время в пятницу в 15:20»,
  3. В-третьих, напомните еще раз о вашей цели где-то в середине письма. Идея здесь такова, если вы привлекли внимание читателя вашей начальной целью, то содержание может рассеять внимание человека, и вы не добьетесь желаемого результата. Поэтому напоминание необходимо.

К вышеперечисленным способам можно добавить еще такой совет – пишите сообщение как можно короче. Краткость – это не только сестра таланта, но и эффективность вашего электронного письма. Настало время упомянуть о заголовке вашего электронного делового письма.

Читайте также:  Что Будет Если Не Явиться В Суд В Качестве Ответчика?

Это еще одно место, где должны присутствовать краткость и простота. В нескольких словах он должен сказать, что находится внутри письма, и побудить получателя открыть его и узнать. Очень полезно будет упомянуть о так называемых сложных письмах, где люди вынуждены идти на конфронтацию. Я покажу вам пример, как можно составить электронное деловое письмо, чтобы оно подчеркивало взаимодействие, а не противостояние.

Также я покажу вам сэндвич-технику. Посмотрим на следующий пример письма, где автор желает получить плату за выполненную работу: «Здравствуйте, Вы должны мне денег, и я нахожусь в данный момент в бешенстве. Я создал графику для вашего сайта, но так и не получил обещанную вами оплату.

  • Я полагаю, что вы меня обманывали, когда нанимали.
  • Я ожидаю, что вы заплатите мне как можно скорее или я подам на вас в суд».
  • Большинство предпринимателей, получив такого рода письмо, ответили бы в том же духе.
  • Так что наша цель – смягчить тон и немного переставить акценты, но оставить главный посыл к читателю письма.

Бесполезно писать такие строки, как «Я полагаю, что вы меня обманывали», Может быть у заказчика проблемы с его счетом или другие форс-мажорные обстоятельства. Выражение «я подам на вас в суд» тоже не имеет смысла, так как опытные бизнесмены воспринимают это всерьез только тогда, когда получают такие слова от адвоката.

Попробуем переписать данное письмо в более позитивном тоне, ориентированном на решение проблемы. В нашем примере первое предложение выглядит следующим образом: «вы должны мне денег, и я действительно нахожусь сейчас в бешенстве. Я создал графику для вашего сайта, но так и не получил обещанную вами оплату»,

Мы можем добиться большего, предоставив информацию, которой ваш получатель может просто не иметь. Примерно так: «Мы с вами заключили договор на создание графики, которая в данный момент присутствует на вашем веб-сайте. Согласно договору, 1 мая должна была быть выплачена сумма в размере 350 долларов США, но я, к сожалению, до сих пор ее не получил»,

  1. Добавим некоторые детали и к следующему предложению: «Я прилагаю копию счета, которую отправлял вам 15 марта.
  2. Я принимаю оплату на банковскую карту, на QIWI кошелек, PayPal или Bitcoin.
  3. Подробности указаны в счете-фактуре»,
  4. Теперь вернемся к фразе «я подам на вас в суд»,
  5. Вероятно, вы не будете нанимать адвоката, чтобы получить 350 долларов.

Но у вас есть под рукой другие средства защиты. Не бойтесь напоминать. Например, «Боюсь, я не смогу выполнять для вас дальнейшую работу, пока не получу этот платеж», Наше письмо завершено, но оно все еще немного резкое. Рассмотрим другой вариант, который называется «техникой сэндвича», чтобы сделать сообщение более дружелюбным.

  1. Это работает так: сложная часть идет прямо посередине, как мясо бутерброда.
  2. Затем вы вводите «мягкие» выражения во вступление и заключение.
  3. Вот пример введения, который фактически взят из другой части письма: «Мне было довольно приятно работать с вами, создавая графику, которую я вижу сейчас на вашем веб-сайте, и выглядит она просто отлично»,

Середину письма мы оставляем, как в предыдущем примере, просто немного перефразируем: «К сожалению, я все еще не получил оплату в размере 350 долларов по нашему договору, которая должна была произойти 1 мая. Я прилагаю копию счета, которую отправлял вам 15 марта.

  • Я принимаю оплату на банковскую карту, на QIWI кошелек, PayPal или Bitcoin.
  • Подробности указаны в счете-фактуре.
  • Боюсь, я не смогу выполнять для вас дальнейшую работу, пока не получу этот платеж»,
  • В завершение письма мы можем вставить такую фразу: «Еще раз спасибо за возможность работать вместе.
  • Я с нетерпением жду продолжения наших продуктивных отношений после того, как этот вопрос будет решен»,

Вот так выглядит модель «бутерброд», которую вы можете использовать в ваших сложных деловых электронных письмах. Немаловажным будет напомнить вам, что ваше письмо должно быть читабельным и довольно простым в понимании написанного. Существует несколько способов сделать письма более доступными для получателя.

  1. Когда вы составляете электронное письмо, вы не знаете, как оно будет выглядеть по ту сторону экрана. Здесь совет такой: дизайн письма должен быть простым. Не стоит опираться на вид шрифта или элементы дизайна, чтобы донести свое сообщение. Это же касается PDF и Word вложений.
  2. Вторая сложность в чтении письма – это язык изложения. Особенно когда вы используете сложные времена глаголов, как например, «я надеялся встретиться», Здесь не совсем ясно, хочет автор встретиться или уже нет. Убедитесь, что вы используете самый простой и понятный язык.
  3. Когда вы договариваетесь о времени онлайн-встречи или телефонного разговора с собеседником, находящемся в другой стране или другом регионе, убедитесь, что вы учитываете разницу между часовыми поясами.
  • Когда вы составляете письмо, подумайте об этом в таком ключе: некоторые читатели вынуждены бороться с каждым словом, каждой фразой, каждым предложением, поэтому, чем меньше их будет, тем меньше им придется бороться.
  • Отправка эффективных напоминаний

К сожалению, даже хорошо подготовленные письма часто остаются без ответа. В данном разделе мы рассмотрим, что делать, если получатели ваших писем не отвечают. Первое, что вы можете сделать – это просто отправить письмо с напоминанием по истечении разумного периода времени.

  1. Но возникает вопрос: сколько времени занимает разумное время? К сожалению, здесь нет четко регулируемых правил.
  2. Пишите слишком рано, и они будут думать, что вы надоедливы, и начнут раздражаться.
  3. Выждите слишком долго, и вы можете упустить возможность.
  4. Чаще всего срочность будет зависеть от ситуации.
  5. Здесь вы учитываете следующие факторы, которые я обозначил как ГАР: Г – каков ваш График? Например, если вы готовите рекламный стенд для мероприятия, которое должно состояться 1 сентября, и вам необходимо спланировать поездку до 1 августа, было бы разумно просить предоставить необходимую информацию в июле.

А – существуют ли Альтернативы? Существуют ли другие контакты, к кому вы можете обратиться за подтверждением? Если да, тогда не имеет смысла высылать напоминание. Р – повлияет ли Раздражительность получателя на ваши отношения? Некоторые сообщения относительно безличны, поэтому вам неважно, что получатель думает о вас.

Допустим, вы решили написать напоминание. Здесь применяются те же правила, что и ко всем письмам на сложные темы. Не спорьте и не злитесь. Дайте конкретику и упростите решение. Помните, есть шанс, что они просто никогда не получали ваше предыдущее сообщение. Ваш текст может выглядеть таким образом: «Боюсь, что я не получил ответ на мое письмо от 15 июня о нашем стенде на вашем мероприятии.

Хотелось бы получить быстрый ответ, так как мы пытаемся рассчитать наши планы поездок. Спасибо», Это только ядро. Конечно, вы добавите собственные данные. Обязательно включите более ранние сообщения в ваше напоминание. В электронной почте вы можете сделать это, воспользовавшись кнопкой «Ответить всем».

Предположим, что вы осознали, что ваш контакт не собирается вам отвечать, но вам действительно нужно получить решение по своему вопросу. У вас сложное решение. Вы можете написать кому-то еще из этой компании? Здесь вы снова можете применить правило ГАР – проверьте ваш график, альтернативы и влияние раздражительности.

В написании такого рода напоминания будет очень неплохо использовать следующую структуру письма: «ранее, я обсуждал данный вопрос с (таким-то человеком), но в последнее время я не получал от него никакого ответа», Письма с напоминанием нарочито создают конфронтационную ситуацию, потому что вы фактически указываете на то, что читатель не смог сделать ранее.