Иногда нам всем жизненно необходим двадцать пятый час в сутках, чтобы закончить горящий проект или выучить все билеты в ночь перед экзаменом. Дополнительное время мы вам не подарим. Зато поделимся шестью методиками тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовать свое время. А в конце статьи вы найдете пять книг об управлении временем и пять приложений для планирования.
Метод помидора
Когда использовать: когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчет или делать уборку.
В чем суть метода: возьмите таймер, засеките его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Название появилось потому, что он засекал время на кухонном таймере в форме помидора.
Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а потом устает. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и снова быть на пике продуктивности.
Метод лягушки
Когда использовать: метод подходит для выполнения неприятных задач, которыми вам совсем не хочется заниматься.
В чем суть метода: начинайте каждое утром с какого-то задания (лягушки), которое вы давно откладывали. Съели лягушку — и можете спокойно заниматься более приятными и интересными делами. Распределите по неприятной задаче на каждый день недели, чтобы они не копились, а решались по мере поступления.
Почему это работает: с утра у людей больше силы воли, чем вечером. А еще после завтрака лягушкой вы получите чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.
Метод слона
Когда использовать: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте. Так вы сможете управлять своим временем.
В чем суть метода: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте.
Почему это работает: большой проект вызывает ступор, и вы не знаете, с чего начать. А перед четко расписанным планом страх исчезает.
Метод швейцарского сыра
Когда использовать: когда нужно раскачаться, чтобы приступить к выполнению большой задачи.
В чем суть метода: методика работает так же, как со слоном, но вместо последовательного выполнения плана вы просто выбираете из большого проекта те задачи, которые вам нравятся, и решаете их в первую очередь. Таким образом, вы делаете в сыре дырки и уменьшаете его объем.
Почему это работает: задачи, которые вам интересны, завершаются быстрее и успешнее. Вы легко вычеркнете их из плана, и весь проект начнет вызывать приятные ассоциации. А еще, начав с несложных дел, вы сможете быстрее втянуться в процесс и оказаться в состоянии потока.
Метод резиновой уточки
Когда использовать: когда работаете над задачей, требующей свежего взгляда и креативности.
В чем суть метода: если вы зашли тупик, пообщайтесь с резиновой уточкой. Подробно объясните ей суть задачи, расскажите, что вы уже сделали и с какой проблемой столкнулись. Разговаривайте так, будто объясняете задачу новичку. Не стесняйтесь.
Почему это работает: иногда бывает, что вы зацикливаетесь и начинаете смотреть на проблему однобоко.
Мозг не может прийти к решению, потому что идет по кругу, прогоняя одни и те же сценарии выхода из ситуации. Проговорив проблему вслух, вы, скорее всего, придете к неожиданному и простому решению.
Вспомните, как это бывает, когда спрашиваете у друга совет: пока описываете вопрос, решение само приходит в голову.
Матрица Эйзенхауэра
Когда использовать: матрица пригодится при планировании дня, недели или года. Лучше всего составить ее перед тем, как приступите к задачам. Так вам будет понятно, с чего стоит начать, а что не так важно.
В чем суть метода: распределите свои задачи внутри четырех квадратов матрицы, отталкиваясь от их срочности и важности:
- Квадрат A — срочно и важно. Впишите сюда неотложные дела и горящие проекты.
- Квадрат B — важно, но не срочно. Здесь основная часть работы, слоны, долгосрочные проекты. При неправильном планировании эти таски попадают в квадрат А и начинают гореть.
- Квадрат C — неважно, но срочно. Это задачи, которые не принесут вам особой пользы, но выполнить их все равно надо. Например, заказ воды для кулера. Такие дела лучше всего делегировать.
- Квадрат D — неважно и не срочно. Обычно в этом квадрате лежит то, чем мы занимаемся во время прокрастинации: проверка соцсетей или просмотр видео на YouTube. Вместо этого запланируйте полноценные перерывы, чтобы качественно отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами.
Почему это работает: матрица распределяет задачи по приоритетам и помогает понять, что нужно сделать как можно скорее, а чем вообще можно не заниматься. Такой подход поможет не тратить время впустую.
Тратим время с пользой
Собрали пять книг по методикам и техникам тайм-менеджмента. После них у вас не пройдет даром ни минуты:
- «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью» Джулии Моргенстерн. Эта книга о повышении личной эффективности и о том, как планировать время, чтобы достигать целей.
- «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку» Брайана Трейси. Книга о методах организации работы и приоритизации задач.
- «Искусство успевать» Алана Лэйкина. Автор учит рационально использовать время, чтобы никуда не спешить.
- «Научите себя думать» Тони Бьюзена. В книге описаны подходы, которые позволяют лучше запоминать новый материал, развивать творческие способности и навыки скорочтения.
- «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Книга о системном подходе к определению жизненных целей.
А еще нашли пять приложений, помогающих правильно распределять время между задачами:
- Fabulous: Motivate Me! Relax, Meditate, Sleep. Приложение поможет составить распорядок дня и напомнит о каждом задании — от чистки зубов до завершения важного проекта.
- TimeTune. Удобный планер, в котором можно составить расписание для себя и подчиненных.
- Evernote. В этом приложении можно составлять планы. Оно позволяет организовывать важную информацию: составлять заметки, сохранять фото и аудиозаписи.
- Хаос-контроль. Органайзер помогает выбрать приоритетные цели и расписать план их достижения.
- Mindly. В этом приложении можно составить майндмап, разделив задачи по матрице Эйзенхауэра или удобному вам принципу.
Успеем все! Как научить ребенка управлять своим временем — Телеканал «О!»
На карантине особенно заметно, как отсутствие плана легко может привести к хаосу: невыполненные задания, неубранная комната, зависание в гаджетах и перекусы на ходу.
Самое время научить ребенка составлять расписание на день и распределять нагрузку. Эти навыки не раз выручат школьника и во время учебы после карантина.
Руководитель подразделения «Курсы и репетиторы» онлайн-школы «Фоксфорд» Игорь Трахов рассказал, как с детства научить ребенка грамотно распоряжаться своим временем.
Игорь Трахов, педагог, руководитель подразделения «Курсы и репетиторы» онлайн-школы «Фоксфорд»
Главное — не пытайтесь внедрить всё и сразу, попробуйте разные подходы и посмотрите, что понравится вашему ребенку больше. То время, которые вы потратите на обучение малыша, не раз сэкономит ваши нервы в будущем.
Что мешает успевать?
Пожиратели времени Если вычесть время на сон и учебу, у младшего школьника в день остается 8−10 часов свободного времени. Взрослые о таком могут только мечтать! Только вот куда уходит это время? В тайм-менеджменте есть такое понятие, как хронофаги или пожиратели времени — к ним относят любые отвлечения от основного дела.
Отсутствие плана Когда у ребенка нет четкого представления, чем ему заниматься и в каком порядке, он будет в течение дня бессистемно переключаться с одного дела на другое.
Конечно, более привлекательными для него окажутся игры на телефоне и просмотр мультиков. В итоге время будет потрачено, а важные дела останутся невыполненными.
Чтобы этого избежать, нужен простой зафиксированный на бумаге план.
Прокрастинация Младшему школьнику задают на дом столько заданий, чтобы их можно было выполнить за 1,5−2 часа. Редкому ребенку удается вписаться в эти границы, и виной тому прокрастинация.
Выполняя задания, легко отвлечься на игрушку, лежащую рядом, чьи-то слова, что-то интересное за окном. В результате он вроде бы занят важным — делает домашку, но на это уходит в разы больше времени.
Чтобы сделать задания быстро, нужно убрать подальше телефон, игрушки и закрыть ненужные вкладки на компьютере.
«Если домашние задания ребенку нужно делать на компьютере, не отвлекаться поможет простая хитрость: создайте отдельный учебный аккаунт. Пусть там будут только ресурсы для учебы, никаких установленных игр и сохраненных мемов. Так вы сведете возможность отвлечься к минимуму», — советует Игорь Трахов.
Время ожидания Дорога в школу и обратно, очередь в магазине, ожидание тренера перед спортивными занятиями или опоздание друга (а в период карантина — ожидание следующего занятия) — бесполезное и утомительное время съедает за день иногда больше нескольких часов. Не потерять это время помогут словесные игры, заранее подобранные аудиокниги, короткие видео.
Куда уходит время?
С помощью простой техники «Хронометраж» можно выяснить, на что тратит свой день ребенок. Для этого на листе бумаги составьте табличку с колонками: «Дело», «Начало», «Окончание», «Затрачено».
Объясните малышу, что прежде чем приступить к любому занятию, ему нужно заполнить первые два столбца, а по окончании дела — отметить время в третьем. Занятия длительностью до 5 минут можно не учитывать.
В конце дня вместе с ребенком заполните последний столбец и обсудите: — Какие дела отняли много времени, а какие были выполнены быстро; — До каких дел ребенок не добрался; — На что отвлекался больше всего;
— От каких дел стоит отказаться или сократить выделенное на них время, чтобы успеть важное.
https://www.youtube.com/watch?v=pFM5usfP0-I\u0026pp=ygVB0KLQsNC50Lwt0LzQtdC90LXQtNC20LzQtdC90YI6INC70Y_Qs9GD0YjQutC4INC4INC_0L7QvNC40LTQvtGA0Ys%3D
Хронометраж позволит наглядно увидеть, что на выполнение уроков уйдет гораздо меньше времени, если не отвлекаться на чай и интернет слишком часто. В таком случае и до «отбоя» останется больше свободного времени, чтобы посмотреть фильм или поиграть с родителями.
«Лягушки», «помидоры» и план на день
Все успеть и не запутаться в разнообразных делах ребенку поможет план. Купите красивый ежедневник и вместе с ребенком вносите туда расписание на следующий день. План лучше составлять вечером перед сном, тогда уже с утра ребенок будет знать, с чего ему начать.
Для гармоничного развития важно придерживаться баланса, поэтому включайте в план дела из всех жизненных сфер: учеба, здоровье, общение с друзьями, семья, творчество, игры и развлечения.
При планировании используйте принцип Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20%. Составляя график дня учитывайте, что примерно 20% времени в течение дня школьники особенно продуктивны.
Для «совы» продуктивные часы приходятся на вечер, для «жаворонка» — на утро. При этом важно, чтобы у ребенка был постоянный режим: одинаковое время отхода ко сну и пробуждения. Следование режиму особенно актуально для детишек, которые долго просыпаются и «копаются» по утрам.
В идеале сохранять этот ритм и на выходных, и во время каникул.
Выбирайте время подъема так, чтобы ребенок мог спокойно позавтракать и собраться в школу. Будет здорово, если после школы в обед ребенок сможет поспать полчаса. Короткий сон помогает восстановить силы и «перезагрузить» мозг.
Свободную часть дня лучше начать с «дел-лягушек». В тайм-менеджменте так называют неприятные задачи, которые не хочется выполнять, например, для ребенка это может быть уборка комнаты.
Когда мы передвигаем такие дела в конец своего списка задач, это усиливает стресс и снижает производительность.
«Проглотить лягушку» с утра значит получить удовлетворение от того, что справился, и зарядиться успехом на весь день.
«Когда составляете график, обязательно включайте в него „зеленые зоны“ — это время, не занятое делами. Оно пригодится ребенку для ничегонеделания и мечтаний, а также позволит в случае необходимости сдвинуть расписание. Гибкость очень важна», — говорит Игорь Трахов.
Если ребенку сложно сосредоточиться на выполнении домашних заданий, предложите ему воспользоваться техникой помидора.
Основатель метода Франческо Чирилло предлагает разделять дела на «помидорки»: один «помидор» — 25 минут сосредоточенной работы — чередуется с отдыхом в 5 минут. После 4 «помидоров» на отдых выделяют уже 20−30 минут.
Чтобы за «помидорками» было удобнее следить, поставьте таймер на телефоне.
В периоды отдыха ребенку лучше переключиться на активную деятельность, например, если он выполнял домашнее задание на компьютере — заняться физкультурой или помыть посуду.
В течение дня могут появляться новые задачи: объясните ребенку как правильно на них реагировать и расставлять приоритеты.
Обычно в тайм-менеджменте используют матрицу Эйзенхауэра, которая включает 4 категории задач: срочные и важные, не срочные и важные, срочные и не важные, несрочные и неважные.
Ребенку можно просто объяснить, что нужно выполнять дела в срок (соблюдать дедлайны), не накапливать важные дела и не отвлекаться на неважные.
«Выберите один день в неделю и позвольте ребенку самому составить расписание на день, пусть он потренируется сам планировать свое время. Вечером вы сможете обсудить, всё ли удалось и что нужно скорректировать», — предлагает Игорь Трахов.
Диджитал-помощники
Возьмите на вооружение виртуальных помощников — сервисы и приложения, которые помогут всё успеть, спланировать день и составить список дел.Календари и планеры. Вместо бумажного ежедневника можно использовать приложение на смартфоне, тогда план на день всегда будет у ребенка под рукой.
Обычно в таких программах удобно выстраивать списки дел, устанавливать дедлайны для каждой задачи и добавлять напоминания, задействовав будильник.Система канбан. Каждое дело представляет собой отдельную карточку с дедлайном и прикреплено к доске объявлений. По мере выполнения работы карточку передвигают из одной колонки в другую.
Для ребенка достаточно 3 колонок: Сформулированные задачи, Задачи в процессе выполнения, Завершенные задачи. В такой системе удобно контролировать все процессы и достигнутый прогресс.Трекеры рабочего времени.
Эти программы помогут понять, чем ребенок занимается за компьютером, как часто отвлекается на чтение новостей или просмотр социальных сетей вместо выполнения домашнего задания. Удобно проанализировать вечером, на что ушло время, и учесть это при последующем планировании.Интеллектуальные карты.
Многие дети любят рисовать, да и образное мышление у них хорошо работает — с помощью интеллектуальных карт можно создать красочную визуальную схему целей, событий и действий. Она поможет систематизировать большие задания и запомнить разрозненную информацию.
«Систему „канбан“ можно сделать дома из пробковой доски и стикеров. Напишите на доску расписание на день с промежутками в один час.
Возьмите стикеры разных цветов для категорий дел: уроки, спорт, домашние дела, и разместите их на доске. План удобно корректировать, достаточно поменять стикеры местами.
Для детей помладше можно использовать не стикеры, а соответствующие картинки», — рассказывает Игорь Трахов.
https://www.youtube.com/watch?v=pFM5usfP0-I\u0026pp=YAHIAQE%3D
Совсем малышам предложите «раскрасить время»: нарисуйте циферблат часов и вместе с ребенком разделите его на цветные блоки. За каждым цветом закрепите своё занятие, например, время приема пищи выделяйте зеленым, спорт — синим, уроки — оранжевым и т. д. Так ребенок начнет привыкать и к понятию времени, и к планированию своего дня.
Что запомнить
- Начинайте обучать ребенка методам тайм-менеджмента с 6−7 лет. Уже в этом возрасте у детей хорошо формируется привычка планировать свое время.
- Отсутствие плана, прокрастинация и время ожидания — коварные пожиратели времени, но с ними легко справиться — достаточно составить план, убрать отвлекающие факторы, играть или слушать аудиокниги в дороге.
- Чтобы узнать, на что ребенок тратит свой день, используйте технику «Хронометраж»: составьте табличку со временем начала и окончания каждого дела и поручите ребенку заполнять ее несколько дней.
- Составляйте план на день с ребенком с вечера.
- Сделайте график дня гибким и учитывайте время продуктивности для «сов» и «жаворонков».
- Начните день с «дел-лягушек», чтобы избавиться от давления и получить заряд энергии.
- Сосредоточиться на выполнении домашних заданий поможет метод помидора: чередование учебы и отдыха.
- Объясните ребенку, что нужно выполнять дела в срок, не накапливать важные дела и не отвлекаться на неважные.
- Используйте виртуальных помощников — сервисы и приложения для планирования дня, составления списков дел, трекеры рабочего времени за компьютером, интеллектуальные карты.
- В какое время дня лучше всего решать сложные задачки?
- Как научить ребенка играть самостоятельно?
- 5 способов помочь ребенку, который постоянно опаздывает
- stockfour, Dean Drobot, Zurijeta/Shutterstock
Четыре помидорки и лягушка: тайм-менеджмент для дизайнера
Однажды этот день настаёт: вы понимаете, что устали от однообразия офисных проектов и вечного менеджера над душой. О том, чтобы выбирать задачи, не идёт даже речи.
И вот вы решаете уйти на фриланс: новые проекты, плед и котик под боком. Но, увы, чаще это оборачивается так: утренняя прокрастинация, работа по выходным и постоянно горящие сроки.
И даже с друзьями встретиться нет времени, не говоря уже о прочих личных делах.
Почему же так выходит? Да, возможно, вы действительно берёте слишком много проектов. Но, как показывает практика, чаще всего дело в недостаточно эффективном тайм-менеджменте: работа из дома включает более расслабленный ритм. Никакой менеджер не стоит над душой, кроватка всегда под боком и теперь можно по десять раз в день ходить на кухню и пить чай, болтая в это время в мессенджерах.
Взять себя в руки и выстроить рабочую дисциплину сложно. Но можно. И в этом помогут принципы тайм-менеджмента для фрилансеров, о которых мы расскажем в статье.
Из статьи вы узнаете:
Чёткий план — основа вашего тайм-менеджмента. Составляйте план на текущий день, неделю и длительную перспективу. Для любого типа планирования подойдёт метод матрицы Эйзенхауэра: разделение дел по важности и срочности.
Инфографика: Майя Мальгина / Skillbox Media
Сначала выпишите все задачи, а затем расставьте их в таблице-матрице, как на таблице выше. Что всё это значит:
- важные и срочные решаем в первую очередь;
- неважные и срочные — по возможности делегируем или ставим после важных и срочных;
- важные и несрочные — планируем с конкретным сроком;
- неважные и несрочные — либо заносим их во внутренний список «Когда-нибудь», либо вовсе отменяем их.
Матрицу можно использовать как для рабочих задач, так и для любых остальных планов.
Считается, что при идеальном тайм-менеджменте верхний левый квадрат матрицы всегда будет пустым — то есть у вас нет горящих проектов, и вы качественно распределяете своё время. Самый большой список должен получиться в разделе «Важные и несрочные».
Если вы замечаете, что задачи из него постепенно «переползают» в раздел срочных — с тайм-менеджментом пока не очень хорошо, нужно над этим работать. Или — снижать нагрузку.
https://www.youtube.com/watch?v=HfjcAiDrU6U\u0026pp=ygVB0KLQsNC50Lwt0LzQtdC90LXQtNC20LzQtdC90YI6INC70Y_Qs9GD0YjQutC4INC4INC_0L7QvNC40LTQvtGA0Ys%3D
Согласно проведённым исследованиям Глории Марк из Калифорнийского университета в Ирвайне человеку нужно чуть более 23 минут, чтобы сосредоточиться на задаче.
То есть если вы работали над дизайном сайта, а потом отвлеклись на мемчики в Instagram*, то для полного возвращения к работе над этим же сайтом вам опять понадобятся 23 минуты.
А если вы так отвлечётесь несколько раз? Представьте — за день можете потратить пару лишних часов только на регулярное включение в работу.
Чтобы такого не случилось, мы рекомендуем использовать специально разработанные для таких случаев методы. Один из самых популярных — это «метод помидора», или, как его часто называют, метод Pomodoro, придуманный итальянцем Франческо Чирилло.
В этом методе рабочее время измеряется отрезками, которые называются помидорками. Пока длится «помидорка», отвлекаться нельзя, но после неё можно отдохнуть пять минут. Тогда же и посмотреть мемчики и накопившиеся сообщения.
Съели четыре «помидорки» — можно устроить большой перерыв, например на 15 мин.
Длину «помидорок» можно варьировать в зависимости от задачи. В оригинальной инструкции одна «помидорка» длится 25 минут. Но, скорее, это больше подходит для простых бытовых дел.
Учитывая степень погружения в дизайнерскую задачу, можно увеличить «помидорку» до 60–90 минут, а перерывы делать больше.
Вы спросите, а как же 23 минуты на включение в задачу? Метод хорош тем, что по мере его освоения начинаешь действовать быстрее — включаешься в задачу почти сразу после запуска счётчика.
Метод Pomodoro убивает сразу двух зайцев. Вы меньше отвлекаетесь и скорее включаетесь в работу, но и не сидите над задачей несколько часов подряд, игнорируя весь день мессенджеры и почту. Засекать отрезок времени можно просто в таймере на смартфоне, но удобнее использовать специальные приложения, например, Tomato Flow для iPhone.
Американский мотиватор Брайан Трейси сравнивает сложную и нудную задачу с лягушкой. Съесть лягушку — значит, выполнить самое ненавистное из всех запланированных дел.
Трейси советует браться за него в первую очередь: не стоит сидеть и «смотреть на лягушку», оттягивая момент встречи с ней до бесконечности — так и до прокрастинации недалеко.
Сделайте всё самое нелюбимое и раздражающее в первой половине дня — и спокойно выполняйте оставшиеся задачи.
А как быть со сложными задачами, за которые не знаешь, с какой стороны и взяться? Здесь можно применить метод с не менее интригующим названием — «Как съесть слона».
Конечно, бедное животное вам съедать не придётся, но всё же — если бы вам нужно было проглотить целого слона, как бы вы поступили? Конечно, начали бы есть по кусочкам.
Так и со сложными «неподъёмными» задачами: их нужно просто разделить на подзадачи, обозначив для каждой дедлайны.
А если порядок выполнения подзадач не важен, то можно работать над ними по своему усмотрению. Например, используя «метод лягушки», который мы описали выше — в начале работы «есть» самые «противные» и сложные части «слона», а затем двигаться к более простой и приятной работе.
В идеале — да. Иначе вы рискуете опять провести выходные за просмотром тик-токов и так ничего и не успеть. Вот как продуктивно спланировать свободное время:
- Выпишите все дела, не относящиеся к работе, — это может быть и генеральная уборка, и поход в спа-центр, и просмотр обучающего вебинара.
- Распланируйте свободное время, чередуя активности. Ваш отдых необязательно должен быть суперпродуктивным, пусть в нём найдётся место и бытовым делам, и приятным занятиям вроде похода в кино или прогулки с друзьями.
- Пробуйте новое. Как однообразие в работе может привести к выгоранию, так и одни и те же занятия в конце концов приедаются. Выдалась пара свободных часов? Почему бы не попробовать себя в танцах или не сходить на концерт классической музыки?
- И главное — время отдыха тоже должно быть включено в план. Старайтесь закончить все дела к этому времени, отключайте уведомления в мессенджерах и выключайтесь из работы. Боитесь, что клиенты не поймут? С самого начала донесите до них мысль, что у вас есть личное время и после окончания рабочего дня вы не отвечаете на сообщения или звонки.
О том, как выстраивать отношения с клиентом, читайте в этом материале.
https://www.youtube.com/watch?v=HfjcAiDrU6U\u0026pp=YAHIAQE%3D
Старайтесь проводить свободное время без гаджетов. Переключаться очень важно — если вы целый день смотрели в экран, то просмотр очередного сериала будет не лучшим вариантом. Добавьте в свою жизнь активность — и вы удивитесь, насколько радикальная смена деятельности повлияет на качество отдыха.
Кадр: фильм «Бойцовский клуб»
Можно расписать планы на день и на неделю, поставить чёткие временные рамки, распланировать отдых, но тут может прийти она — прокрастинация.
Она выражается в том, что человек всеми способами пытается отложить выполнение важных задач — например, по нескольку раз за утро проверяет соцсети (а вдруг там что-то важное?) или неожиданно решает прибраться в квартире (да, именно в разгар рабочего дня). Приступы прокрастинации хотя бы иногда испытывает большинство людей.
Но в особо тяжёлых случаях прокрастинация начинает отнимать всё время — человек просто не может сесть и взяться за работу. Если у вас такое состояние, или прокрастинация сопровождает любую задачу, уже отражаясь на отношениях с клиентами, — это может говорить о профессиональном выгорании.
О том, что такое эмоциональное выгорание и как с ним справиться, читайте в этой статье.
Но всё же в большинстве случаев причины прокрастинации можно выявить и затем устранить. Что же чаще всего заставляет нас откладывать дела на потом и вновь брать в руки смартфон, чтобы проверить новостную ленту?
1. Страх начать. Что делать: как бы банально это ни звучало, просто начните. Необязательно первые шаги к выполнению задачи должны быть идеальными, можно доработать их в процессе.
О том, как побороть страх чистого листа, читайте в нашем совете эксперта.
2. Сложности с соблюдением приоритетов. Что делать: распечатайте или выпишите от руки перечень приоритетных задач и держите этот листок перед глазами.Это позволит не забывать, какие задачи на сегодня — самые важные.
3. Сложности с распределением времени. Что делать: придерживайтесь чёткого плана работы, а сложные задачи разбивайте на равные по сложности или временным затратам этапы, чтобы не работать до ночи в последний день дедлайна.
4. Перфекционизм. Желание тратить время на достижение сверхидеального результата в ущерб другим задачам также можно назвать прокрастинацией. Что делать: примите тот факт, что идеал недостижим. Вместо того чтобы до бесконечности шлифовать работу, просто выполните её на должном профессиональном уровне, за который вас ценит заказчик.
5. Страх неудачи. Что делать: самое банальное — не браться за задачи, в которых вы не уверены. А если уж такое случилось, не прячьтесь с головой в соцсети, лучше посмотрите кейсы с похожими проектами и спросите совета у коллег. И представляйте, какой крутой опыт вы получите, когда всё-таки справитесь с проектом.
Кадр: фильм «Особо опасен»
И главное, чтобы работа шла эффективно, исключите популярных «убийц времени»:
- многозадачность (хорошо получалось только у Цезаря);
- соцсети и дружеские чатики во время работы;
- незапланированные созвоны и совещания;
- поиск нужных инструментов для работы — перо планшета должно лежать на своём месте, а наушники после прогулки вы положили на стол ещё вчера;
- незапланированные перерывы на чай или перекусить (вспомните метод Pomodoro!).
Что ещё поможет нам быть эффективнее и противостоять прокрастинации? Умные приложения для тайм-менеджмента. Мы отобрали несколько самых функциональных.
Американский IT-портал The Verge назвал Todoist лучшим приложением для создания списков и ведения дел. Действительно, в приложении есть всё, чтобы организовать свои планы: настройка приоритетов задач, напоминания, пользовательские метки и фильтры.
Todoist позволяет делиться своими списками с коллегами или членами семьи, а также делегировать задачи.
Ещё в нём очень интересный раздел статистики: можно отслеживать прогресс выполнения своих задач и зарабатывать баллы, что превращает выполнение рутинного перечня дел в игровой квест.
Это приложение — выбор газеты The New York Times, редакция отметила его широкий функционал и продуманный интерфейс. Одновременно со стандартными перечнями в приложении можно создавать масштабные проекты и разбивать их на подзадачи.
Оптимизировать расписание можно с помощью функции «Области», выделив, например, такие сферы, как «Дом», «Работа», «Спорт».
Things идеально подойдёт для владельцев яблочных девайсов — есть версии приложения, оптимизированные под Mac, iPad и Apple Watch.
Старый добрый планировщик для тех, кто ценит простоту. Удобное отображение задач в виде стикеров, возможность создания списков и выделения категорий цветом — всё, что нужно для простого и быстрого планирования.
Есть функция занесения задач голосом или в виде фото. Заметки организуются при помощи ярлыков, также к ним можно добавить геолокацию или контакты.
Поддерживается и совместный доступ, чтобы делиться задачами с друзьями или коллегами.
Таск-менеджер со встроенным таймером Pomodoro. Можно настроить, сколько «помидорок» займёт та или иная задача, а в конце дня посмотреть свою статистику в виде диаграммы. Очень удобно, чтобы понять, какие дела отнимают у вас наибольшее количество времени.
Приложение поддерживает создание подзадач, напоминания и синхронизацию между всеми устройствами. Крутая фишка — «Строгий режим» на телефоне. Если включить его, то смартфон не будет отвлекать вас уведомлениями и позволит полностью сконцентрироваться на работе.
Приложение создано для тех, кто и нескольких минут не может прожить без проверки любимых соцсетей. Запустите его на смартфоне и наблюдайте, как на экране растёт дерево. Если вы свернёте приложение — дерево погибнет, и придётся сажать его заново.
Можно устанавливать различные временные отрезки — в зависимости от того, сколько времени вам нужно для решения той или иной задачи.
А чем чаще вы запускаете приложение, тем больше деревьев сможете вырастить, в итоге может получиться даже целый лес! В приложение заложены различные методы геймификации — можно соревноваться с друзьями, открывать новые виды деревьев и зарабатывать награды. Пожалуй, это один из самых милых способов для качественного погружения в работу.
Сколько бы приложений вы ни поставили и как бы чётко не распланировали свои задачи, основное — это самодисциплина. Определите для себя, зачем вам нужен тайм-менеджмент.
Представьте, насколько проще вам будет организовывать свою работу и сколько времени при правильном планировании получится освободить для личных дел и встреч с друзьями. К тому же вы избежите выгорания, что свойственно творческим людям, которые не умеют грамотно планировать свой график.
В общем, если вы выбираете лучшее качество жизни, профессиональный рост и насыщенный отдых — без тайм-менеджмента вам не обойтись.
Съесть лягушку, слона или помидор: тайм-менеджмент для бизнеса
Чтобы сразу снять вопросы: речь пойдет о популярных техниках, а не о кулинарии или фауне, как могло бы следовать из названия. Но именно лягушка, слон и помидор помогут правильно организовать свое время. Предприниматель точно работает больше, чем восемь часов в день и, как правило, задач у него на порядок больше, чем вмещает стандартный рабочий день.
Лягушками в тайм-менеджменте называют мелкие, но неприятные дела, которые хочется отложить и не хочется о даже думать о них. Задача-лягушка смещает фокус внимания с важных вещей и снижает продуктивность.
Примеры: Написание отчетов, заявки в банки, общение с проблемными клиентами или партнерами.
В тайм-менеджменте предлагают «съедать лягушку» с утра и делать это каждый день, т.е. делать неприятные дела в первую очередь и каждый день, не откладывая их на потом.
Слонами называют, наоборот, масштабные задачи, к которым страшно подступиться из-за их масштабов. Например, написать бизнес-план, разработать маркетинговую стратегию, сделать аналитику за год и пр.
Прежде чем приступить к «поеданию слона», надо проверить, не превратился ли он в мамонта – задачу, которая утратила актуальность. Например, предприниматель хотел создать интернет-магазин, но у него никак не доходили руки. Возможно, соцсети вкупе с магазином на маркетплейсе отлично справляются с задачей продвижения товаров через Сеть, и интернет-магазин попросту не нужен.
Убедившись в актуальности задачи, приступаем к ее решению. Целиком съесть слона за они присест не получится, надо разделить его на кусочки (бифштексы) – подзадачи и съедать кусочек за кусочком.
Метод слона помогает решать задачу постепенно. Представляя большую задачу в виде слона, надо знать о его особенностях. Слона надо есть каждый день и желательно равномерно, если слона не есть, он начинает расти, но даже самая большая задача не бесконечна.
Метод поедания слона помогает правильно распределить силы и не доводить задачу до состояния горящей. Пошаговое решение мелких задач мотивирует, подзадачи легче распределить между сотрудниками и контролировать их исполнение. Если же среди подзадач будут встречаться лягушки, мы уже знаем, как с ними справиться.
В поедании слона может помочь техника «Помидор». Методика Pomodoro помогает концентрироваться на одной задаче и не отвлекаться.
Суть метода заключается в концентрации на решении одной задачи в течение определенного времени. Можно ставить таймер на 20-30 минут и посвятить все время решению только одной задачи.
В это время никто и ничего не должны отвлекать. Сделав небольшой перерыв на 5-10 минут, надо полностью отключиться от работы, а потом снова следует интенсивная работа на 20-30 минут.
После 4-5 таких сетов нужен большой перерыв (до 20 минут).
Люди, практикующие этот метод, удивляются насколько продуктивным может быть даже один час рабочего времени.
«Лягушка под соусом Помодоро» — книга не для гурманов — Что почитать на vc.ru
Однажды мы задумались – где можно найти больше всего людей, которые интересуются тайм-менеджментом? Очевидно, там, где есть книги про управление временем. Но как прорекламировать свое приложение –планировщик дел – читателям таких книг? Не очевидно: написать книгу про техники продуктивности. Но мы попробовали, и у нас получилось.
{«id»:498450,»gtm»:null}
Сегодня в блоге — отзыв одного из первых читателей нашей книги «Лягушка под соусом Помодоро», Алексея Финашина, коммерческого директора компаний Mitra и Freematiq.
Алексей выстраивает эффективные системы управления внутри команд и обучает этому других, опираясь на свои знания и опыт в сфере тайм-менеджмента (а опыт большой — около 20 лет в теме).
За годы погружения в тему личной эффективности он попробовал 7 популярных аналогов SingularityApp, но в итоге остановился именно на нашем планировщике — Алексей признаётся, что «иногда хочется попробовать новенькое и “пощупать” киллер-фичи». И как часто бывает с пользователями SingularityApp — приложение его «затянуло».
Но сегодня — не об этом, а о том, чем ему понравилась книга «Лягушка под соусом Помодоро», которая недавно вышла на Литресе и Ридеро.
С детства обожаю помидоры и не люблю лягушек. Хотя иногда, как в сказке, под ликом лягушки скрывается красота. И эта книга — блюдо 3 в 1: книга + инструмент + знания (нет, не сакральные).
Почему ещё и инструмент? Потому что команда, написавшая «Лягушка под соусом Помодоро», входит в топ-10 IT-компаний в сфере веб-разработки: они знают, что такое много проектов и задач, и понимают, что не только работой живет человек — у каждого есть свои цели и есть свои мечты!
За свои деньги и ресурсы ребята создали программный продукт, пошли на риск, понимая, что если сделать плохо, то этим никто не будет пользоваться, и миллионы улетят в трубу. И у них получилось. Программный продукт SingularityApp — сервис, которому доверяют даже «гурманы тайм-менеджмента», и на примере которого в книге показываются многие лайфхаки.
- описаны наиболее популярные и рабочие методики;
- реалистичные примеры приземлены на конкретный инструмент;
- без навязчивости, обещаний золотых гор и райских кущ;
- без анекдотов и леприконства;
- никаких сложных новых терминов: немного неизвестных слов, смысл которых легко угадывается — Вики говорит, что они давно устоявшиеся.
Если вычесть картинки, то это 100 страниц полезности — можно прочитать за день и сразу же начать применять, а заодно:
- поставить на место творчество и разгильдяйства;
- провести грань между «творческими личностями» и хаос-менеджментом;
- уже на 15 странице понять, для вас ли всё это, и вообще — оно вам надо?
Когда только погружаешься в тему порядка в делах, за тобой начинают гоняться слова вроде «хаоса», «беспорядка», «ответственности», «прокрастинации» и «результата»: тебе говорят, что от некоторых из них срочно надо избавиться с помощью какого-то инструмента (и ты готов перебирать их пачками в поиске волшебной таблетки), а какие-то теперь должны прочно закрепиться в твоей жизни. И на самом деле тут всего два варианта:
- смириться с тем, что «мир так устроен», хаос нельзя победить — и продолжать жить так, «как получается»;
- начать что-то делать, разбираться и барахтаться, чтобы в итоге заменить «хаос» на «порядок» и «прокрастинацию» на «результат».
Книга «Лягушка под соусом Помодоро» — отличный инструмент и шпаргалка для второго сценария. А ещё это классный инструмент, с которым легко понять: достигая «хороших» результатов, стоит оглянуться и понять, как мелко мы порой мечтаем. А потом взять и сделать большее. Ведь мечта, превращенная в цель и спланированная в задачнике, намного быстрее сбывается. Надо лишь начать планировать.
Знаю, если хотеть и прикладывать усилия, пусть даже небольшие, результат начнет драйвить хотелку, повторяемость повлечет меньшие усилия и непременно даст хороший результат. И хотя лучшее — враг хорошего, опыт и мастерство могут привести к лучшему результату. Главное — поверить в себя и саму возможность этого «лучшего»! А «Лягушка под соусом Помодоро» дарит именно такую веру.
Одна из лучших книг по мотивации «Чайка по имени Джонатан Ливингстон» говорит, что, помимо желания, нужно поверить, стараться и тренироваться. Не верите? Тогда пересмотрите мультик «Вовка в тридевятом царстве» — он забавный и поучительный!
Отрицание GTD как эффективной модели ведения дел. При этом, по ходу повествования встречаются приемы именно из GTD — особенно, в блоке, где рассказывается про то, как стоит начинать планирование задач.
В книге пишут: «Любите читать — не ставьте перед собой дурацкий план на 5 книг за месяц. Выберите одну, выделите время на её вдумчивое изучение». Но я могу утверждать, что с мечтой и целью — точно так же.
На выходных, пока читал распечатанную книгу, ко мне подбежала дочка и, показав на ручку, которой я делал пометки, сказала: «Хоцу исовать». Я отдал ей ручку, дал блокнот, а она настаивала: «Хоцу исовать, туть уку», показывая на книгу.
«Хмм, давай:)» — не глядя, беру листок, она кладет свою руку: «Исуй!», я обвожу. Она берет мою руку, кладет сверху и сама обводит, мы с ней играем, что-то ещё рисуем, лист я, не глядя, возвращаю в стопку.
А когда через полтора часа дочитываю книгу, то смотрю на него и думаю: «Символично как».
Авторы в конце книги говорят про ценности жизни и про то, что задачи — это лишь задачи! И «автомысль» трактует получившуюся картинку: «Папа! Делая свои задачи, не забывай про дочу, сына и маму, семья — это важно!». Меня улыбнуло, я отложил работу и пошел на кухню резать помидоры: да, не виртуальные, а самые настоящие, чтобы сделать заготовки овощей для семьи на зиму.
Хронофаги — почти как hronofuck (прошляпить время). Они, как жуткий лангольер у Стивена Кинга. У меня большой жОпыт в этой теме — не всегда положительный, поэтому именно жОпыт: тот, который через боль и факапы, когда все живы, но холодок по спине пробежал.
Так вот, я знаю ещё три инструмента для борьбы с хронофагами из времён, когда тайм-менеджмента ещё не было. Все — от моей бабули, которые их легко замечала и умела «вылечить» простыми способами:
- тапок;
- ватрушка или вкусняшки;
- совесть и личный пример.
Время — как река. Если это горная река, тебе сложно, но драйвово: ты понимаешь, что опасность рядом, а когда проходишь 2-3 порога, тебя вдруг увлекает азарт.
Спокойная река — тоже непредсказуемая: где-то есть двойное дно, где-то — подводные течения, и даже подготовленный человек может погибнуть. Речушка «по колено» — вроде бы, всё понятно, но есть омуты.
А в омутах, как известно, черти водятся.
Можно плыть по течению реки времени, и тогда оно будут управлять тобой. Можно высаживаться на берегу и созерцать, как хорошо плывет «группа в полосатых купальниках» или как одинокий человек барахтается и не справляется с потоком. И тогда потом придется грести против течения и нагонять.
А иногда в этой реке времени нет-нет, да вынырнет акула… И когда у тебя есть опыт, то ты не плаваешь там, где они водятся. Или хотя бы замечаешь их заранее, а не когда тебе уже грызут ногу.
В вопросах времени — опыт решает.
Тайм-менеджмент не помогает управлять временем, а лишь подсказывает, как лучше использовать себя в течение этого времени. Это просто инструмент, как лопата или весло — важно то, что вы им умете делать: можно копать, а можно и не копать.
Инструменты и методы управления временем — это как лодка с веслом: самому научиться управлять легко. Но если посадить 2-5 человек в эту лодку, станет сложнее. И кажется, это очень похоже на управление проектами 🙂
Навык эффективно пользоваться своим временем нужен всем. Он — как умение носить костюм и правильно выбрать одежду. Говорить, что тайм-менеджмента нет, — это как отрицать одежду и ходить голым. Да, вроде, практично и полезно, и даже местами приемлемо (при условии, что вы на нудистком пляже).
Плохо, когда от «тайм-менеджмента» ждут эффекта, как от волшебной таблетки. Веслом не лечат. Им можно грести или нет, и от этого будет зависеть, поплывет лодка или нет.
Кстати, веслом еще можно огрести: важно, чтобы шея выдержала.
Особенно, когда тебя догоняет задача, отброшенная на вершину горы «Когда-нибудь-потом» — как правило, там живут большинство списков мечт, личных обещаний и амбиций.
Проблема тайм-менеджмента в том, что это — не точная наука, как математика или физика. Тут нечем измерить эффективность управления временем: нет никаких бытовых инструментов, вроде линеек или весов.
Всё, что мы можем — фиксировать прогресс с помощью часов и календаря, иногда наблюдая потери времени, а иногда наслаждаясь, сколько всего за это время ты сделал.
А где-то — даже чуточку изменил мир!
Максимус, кем меня запомнят люди? Как тирана или философа, или как человека который, возродил мечту о Риме?
Побед вам над хронофагами и терпения в созидании! Махать мечом проще, чем лопатой, граблями и ведром. А вырастить классные помидорки — это труд, да ещё и вкусно! Помните, что есть люди, которым вы дороги. А задачи вас любить не будут! 🙂
Ваш комментарий будет первым