Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

Создание кассы предприятия в УТ 11

В программе должна быть зарегистрирована минимум одна касса предприятия. Если вы работаете с разными валютами или в программе заведено несколько разных организаций, то под каждую комбинацию организация/валюта создается отдельная касса.

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

В открывшемся списке нажимаем Создать. В карточке кассы вводим наименование, организацию и валюту:

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

Также необходимо включить возможность выдачи денежных средств ДС без указания заявки на оплату и возможность приема и передачи ДС в другие кассы без распоряжения.

Учет кассовых ордеров возможен в основной кассовой книге предприятия, или в отдельной кассовой книге (тогда ее предварительно нужно создать):

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

Так выглядит карточка кассовой книги:

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать
Помимо обучающих статей и видеоуроков здесь вы найдете большое количество внешних разработок для типовых конфигураций 1С. Они позволят вам проще и быстрее выполнять рутинные операции в программе, а также добавят совершенно новые функции. 99% разработок авторские и представлены только на этом сайте.

В моем случае будет использоваться основная кассовая книга.

Приходные кассовые ордера в УТ 11

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

В журнале приходных кассовых ордеров ПКО можно посмотреть уже созданные операции:

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

И создать новый (при создании необходимо указать тип операции):

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

Допустим, оформим поступление наличной оплаты от клиента (на основании продажи). Вначале укажем кассу, плательщика и сумму:

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

На второй закладке заполним основание платежа (исходный документ продажи или договор с контрагентом), если мы получаем аванс от покупателя, то поле оставить пустым:

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

В списке выбора видим одну строку, в качестве объекта расчетов используется договор с покупателем, оставляем его:

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

  • Выбираем ставку НДС и статью ДДС, сумма взаиморасчетов заполнится автоматически после записи ПКО:
  • На третьей закладке заполняются реквизиты для формирования печатной формы ПКО:
  • Распечатаем ПКО:
  • Мы рассмотрели далеко не самый эффективный метод создания приходного ордера — гораздо проще оформлять поступление оплаты от клиентов вводом на основании — нужно выделить в списке конкретную операцию продажи и нажать Оформить поступление:
  • Приходник заполнится автоматически:
  • В данном случае в качестве объекта расчетов выступает документ реализации:

Расходные кассовые ордера (РКО) в УТ 11

  1. Для РКО в программе есть отдельный журнал документов:
  2. Аналогично предыдущему типу документов, здесь тоже две закладки:
  3. При создании РКО следует заполнить тип операции — выберем Оплата поставщику:
  4. Первым делом указываем кассу и получателя:

Дальше укажем объект расчетов (те документы/договоры, которые мы оплачиваем). Если аванс — поле оставляем пустым.

  • В данном случае покажу, как одним ордером оплатить несколько объектов расчетов:
  • В появившемся окне программа самостоятельно определила подходящую для оплаты операцию (самый старый долг):
  • Однако при необходимости пользователь может подобрать оплачиваемые документы самостоятельно:
  • В результате заполняется табличная часть ордера Расшифровка платежа:
  • Теперь заполняются сведения для корректной печати РКО:
  • В журнале РКО вторая закладка пустая, несмотря на то, что оформлены и заказы поставщику, и документы приобретения, по которым еще не было оплат:
  • Причина — сюда попадают только значения документов Заявка на расходование денежных средств (будем рассматривать в следующих уроках).

Кассовые книги в УТ 11

  1. Откроем журнал Кассовые книги:
  2. Здесь создаются Листы кассовой книги (следует формировать за каждый день отдельный лист):
  3. Указываем организацию, тип листа (обычный, последний лист месяца или последний лист года) и сведения об ответственных лицах:
  4. Заполняем таблицу всеми ПКО и РКО за выбранную дату:
  5. Выводим лист кассовой книги на печать:
  6. В нижней части журнала есть ссылка на отчет Ведомость по денежным средствам:
  7. Данные о поступивших и списанных ДС можно расшифровать по регистраторам:
  8. Быстрый прием оплаты от клиентов

В том случае, если клиенты часто рассчитываются с вами наличкой, приходится заводить приходные ордера. Причем сначала на основании заказа создается ПКО, потом проводится. Потом из него печатается кассовый чек. Когда таких операций мало, то это не проблема. Но когда их достаточно много, это уже отнимает много времени.

На сайте есть обработка для быстрого приема наличной оплаты по заказам клиента.

1С онлайн. Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом

Работа с кассой и кассовыми документами — это неотъемлемая часть бухгалтерской деятельности. Она включает установку лимита кассы, учет поступления денежных средств через приходный кассовый ордер (ПКО) и учет расхода через расходный кассовый ордер (РКО). Рассмотрим каждый вид операций по порядку.

Лимит кассы

Каждая крупная организация, которая работает с наличными деньгами, должна устанавливать лимит кассы – это регламентируется Указанием Банка РФ. Исключение составляют малые компании и предприниматели.

Установленный лимит кассы нельзя превышать, но можно ежемесячно менять, это должно быть подтверждено документально, подписанным приказом руководства.

В противном случае можно получить штраф от налогового инспектора.

Лимит кассы или лимит остатка наличных денег в кассе это — максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня.

Теперь выясним, как в программе 1С Бухгалтерия 8.3 установить лимит кассы. Для этого нужно перейти во вкладку меню «Справочники», раздел «Предприятие», справочник «Организация». Заходим в настройки организации и в верхней панели нажимаем «Еще», выбираем пункт «Лимиты остатка кассы»:

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

Попадаем в заполнение документа. Нажимаем клавишу «Создать». В открывшемся окошке вводим дату, с которой будет действовать данная настройка, и вводим размер лимита кассы, то есть указываем сумму наличных, которая может находиться в кассе.

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

Банковские выписки в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

Жмем «Записать и закрыть». Лимит указан. Это периодическая настройка. Если, допустим, хотим, чтобы через месяц действовал другой лимит, то создаем новый документ с нужной датой, указываем размер лимита и проводим. Все документы можно просмотреть в журнале:

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

Перейдем теперь во вкладку меню «Банк и касса» и посмотрим, какие журналы в себя включает раздел «Касса»:

  • Кассовые документы – это приходные и расходные кассовые ордера;
  • Оплаты платежными картами – это эквайринг;
  • Авансовые отчеты – позволяют отчитываться подотчетным лицам;
  • Управление фискальным регистратором – позволяет закрыть смену, сделать X-отчет и Z-отчет;
  • Управление эквайринговым терминалом – позволяет произвести настройку данного терминала.

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

Приходные кассовые ордера

Теперь рассмотрим подробно кассовые документы. Начнем с приходных кассовых ордеров. Они оформляются через кнопку «Поступление». С помощью ПКО можно сделать большое количество операций. Это определяется пунктом «Виды операций»:

  • Оплата от покупателя;
  • Розничная выручка;
  • Возврат от подотчетного лица;
  • Возврат от поставщика;
  • Получение наличных в банке;
  • Получение займа от контрагента;
  • Получение кредита в банке;
  • Возвращение займа контрагентом;
  • Возврат займа работником;
  • Прочий приход.

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

Теперь посмотрим заполнение приходного ордера по каждому виду подробно.

Вид операции «Оплата от покупателя»

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

Заполняются поля:

  • «Контрагент» — выбираем название организации, от которой поступила оплата наличными;
  • «Сумма» — указываем размер поступившей оплаты;
  • В табличной части необходимо заполнить;
  • «Договор»;
  • «Способ погашения».

По документу формируется проводка Дт50.01 — Кт62.01 – поступление от покупателя.

После проведения документа внизу появляется настройка «Реквизиты печатной формы». Здесь можно указать информацию, которая будет отображаться при печати ПКО:

  • Принято от — название организации;
  • Основание – наименование документа и номер;
  • Приложение;
  • Комментарий.

Печать осуществляется через клавишу вверху экрана «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Печатаем и отдаем на подпись.

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

Если подключен фискальный регистратор, то через кнопку «Напечатать чек», которая находится на верхней панели, можно распечатать чек. Обратите внимание, что в ПКО можно добавить неограниченное количество строк.

Сделано это для того, чтобы можно было разделить оплату либо по договорам, либо по статьям движения средств. Для примера добавим еще одну строку, разделим сумму поступления и укажем статью ДДС – «Прочие поступления».

А счет расчетов 62.01.

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

Проведем документ и посмотрим сформировавшиеся проводки. Единственное, что изменилось, эта сумма разбилась на две части:

  • Дт50.01 — Кт62.01 – оплата от покупателей;
  • Дт50.01 — Кт62.01 – прочие поступления.

Вид операции «Розничная выручка»

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

Заполняются поля:

  • Вид операции – розничная выручка;
  • Номер и дата формируются автоматически;
  • Склад – указываем розничный склад;
  • Сумма выручки;
  • Статья ДДС – розничная выручка.

Проверяем, проводим. При необходимости отправляем на печать и отдаем на подпись.

Вид операции «Возврат от подотчетного лица»

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

Здесь заполняем:

  • Вид операции – возврат от подотчетного лица;
  • Номер и дата – пропускаем;
  • Подотчетное лицо – вводим данные, от кого принимаем возврат денежных средств;
  • Сумма;
  • При необходимости заполняем пункт «Реквизиты печатной формы» — будет отображаться при печати ПКО.

Печатаем и отдаем на подпись.

Проводка по этому виду будет выглядеть так: Дт50.01 — Кт71.01.

Вид операции «Возврат от поставщика»

Заполняются:

  • Вид операции – возврат от подотчетного лица;
  • Контрагент – название организации, от которой принимаем возврат;
  • Сумма платежа;
  • Договор;
  • Все остальное заполняет программа самостоятельно;
  • При необходимости заполняем «Реквизиты печатной формы».
  • Проводим, печатаем, отдаем на подпись. Формируется проводка Дт50.01 — Кт60.01

В данном случае нужно проставить только вид операции и сумму, а все остальные параметры программа заполнит автоматически. Остается только проверить и провести документ. Печатаем и отдаем на подпись. Если посмотреть проводку, то отразится движения средств с расчетного счета в кассу: Дт50.01 — Кт51:

Вид операции «Получение займа от контрагента»

Заполняем:

  • Вид операции;
  • Контрагент – от кого получаем заем;
  • Сумма платежа;
  • Договор – должен быть прочим;
  • Статья ДДС – получение кредитов и займов;
  • Счета расчетов – 67.03.

Проводим, печатаем, отдаем на подпись. Смотрим проводки: Дт50 — Кт67.03 – получение денежного займа/кредита.

Вид операции «Получение кредита в банке»

Заполняется аналогично предыдущему виду, только в поле «Контрагент» нужно указать название банка. Контрагента необходимо ввести заранее. Счет учета здесь проставляется по умолчанию.

Вид операции «Возврат займа контрагентом»

Заполняем:

  • Вид операции;
  • Контрагент;
  • Сумма платежа;
  • Договор – в данном виде должен быть «Прочие»;
  • Счета расчетов – 58.03 (Предоставленные займы).
Читайте также:  Отчётность в Росстат для малого бизнеса

Проводим. Если нужно заполняем «Реквизиты печатной формы», отправляем на печать и отдаем на подпись.

Вид операции «Возврат займа работником»

Данный вид заполняется аналогично, только указываем не контрагента, а физическое лицо. Прописываем сумму. Проводим, заполняем если нужно настройки печатной формы. Печатаем, отдаем на подпись. В проводке будет отображаться Дт50.01 — Кт73.01 – поступление от погашения займов.

Вид операции «Прочий приход»

Здесь можно указать любой счет, любую аналитику. С помощью операции «Прочий приход» можно оформить все те операции, которые рассматривали ранее.

Если возникла необходимость оприходовать поступление денежных средств в валюте, то нужно проставить счет 50.21 (Касса организации в валюте). Становится доступным выбор валюты, которая нужна. По кассе, аналогично банковским документам, происходит переоценка валюты и расчет курсовых разниц.

Расходные кассовые ордера

Теперь рассмотрим расходные кассовые ордера (РКО). Оформляются они в журнале «Кассовые документы», через клавишу «Выдача». Заполнение аналогично ПКО, только операция обратная. С помощью РКО можно оформить документы:

  • Оплата поставщику;
  • Возврат покупателю;
  • Выдача подотчетному лицу;
  • Выплата заработной платы по ведомостям;
  • Выплата заработной платы работнику;
  • Выплата сотруднику по договору подряда;
  • Взнос наличных в банк;
  • Возврат займа контрагенту;
  • Возврат кредита банку;
  • Выдача займа контрагенту;
  • Инкассация;
  • Выплата депонированной заработной платы;
  • Выдача займа работнику;
  • Прочий расход.

РКО отличаются от ПКО некоторыми видами операций. Заострим на них внимание.

Вид операции «Выплата заработной платы по ведомостям»

Здесь обязательно указывать ведомость на выплату заработной платы, которая должна быть заблаговременно заполнена и подготовлена в программе. В поле «Сумма» прописывается общая сумма из ведомости.

Вид операции «Выплата заработной платы сотруднику»

Отличается от предыдущей тем, что здесь указывается конкретный получатель (сотрудник). Также обязательно указать платежную ведомость.

Вид операции «Выплата сотруднику по договору подряда»

Заполняется аналогично на конкретного получателя. Статья ДДС будет указана – оплата поставщикам (подрядчикам):

В проводках будет отображаться Дт76.10 — Кт50.01:

Вид операции «Инкассация»

Используется для перемещения денежных средств между офисами, магазинами. Здесь используется счет – 57.01

Вид операции «Выплата депонированной заработной платы»

Депонированная заработная плата – это оплата труда, которую сотрудник по каким-то причинам не смог получить вовремя в течение срока, установленного в организации. Заполняется:

  • Получатель;
  • Сумма;
  • И обязательно указывается ведомость.

Вид операции «Прочие расходы»

Аналогичен прочим приходам. Через эту операцию можно провести все предыдущие. Распечатать РКО можно также прямо из документа через клавишу «Расходный кассовый ордер (КО-2)».

Через клавишу «Создать на основании», прямо из журнала «Кассовые документы», можно создать некоторые документы. На основании ПКО:

  • Выдача наличных;
  • Отражение начисления НДС;
  • Счет-фактура выданный.

На основании РКО:

  • Поступление на расчетный счет;
  • Счет-фактура выданный;
  • Счет-фактура полученный.
  • Отметим, что ввод кассового документа возможен практически из каждого документа покупки и продажи. Например, если зайти в журнал «Реализация», то через клавишу «Создать на основании» можно оформить поступление наличных:
  • А если пройти в журнал «Поступление», через эту же клавишу «Создать на основании» можно оформить выдачу наличных:

В журнале «Кассовые документы» можно распечатать кассовую книгу. Нужно задать период в шапке и нажать «Сформировать». В печатной форме выглядит как отчет. Для этого нужно нажать на соответствующую кнопку в верхней панели «Кассовая книга».

Если нажать на клавишу «Показать настройки», то можно видоизменить печатную форму путем проставления галочек:

  • Формировать обложку и завершающий лист;
  • Выводить основания кассовых ордеров;
  • Нумерация листов кассовый книги с.

Будет выглядеть вот так:

Остатки в кассе можно узнать двумя способами: через кассовую книгу и оборотно-сальдовую ведомость по счету.

Кассовая книга. Данный отчет выводит информацию о наличии денежных средств на начало рабочего дня, на конец рабочего дня и оборот.

Оборотно-сальдовая ведомость. Здесь нужно задать период и указать счет кассы – 50.

Как оформить расходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0)

Как оформить приходный кассовый ордер оглавление

Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать

Сегодня на уроке мы разберем самые распространенные ситуации на практике в программе 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Чтобы не пропустить выход новых уроков — подписывайтесь на рассылку.

Напоминаю, что это урок, поэтому вы можете смело повторять мои действия у себя в базе (лучше копии или учебной).

Немного теории

Расходный кассовый ордер (сокращенно РКО или расходник) является документом, при помощи которого оформляется выдача денежных средств из кассы организации.

https://www.youtube.com/watch?v=3H-Pu-q-TA8\u0026pp=ygVn0KDQsNGB0YXQvtC00L3Ri9C1INC60LDRgdGB0L7QstGL0LUg0L7RgNC00LXRgNCwOiDQutCw0Log0LfQsNC_0L7Qu9C90LjRgtGMINC4INC40YHQv9C-0LvRjNC30L7QstCw0YLRjA%3D%3D

Бланк расходника имеет унифицированную форму КО-2.

Нумерация расходников начинается каждый год заново с единицы и должна быть непрерывной: 1, 2, 3…

Получатель денежных средств обязан предъявить удостоверение личности (например, паспорт), данные которого вносятся в РКО.

Подписывается расходник:

  • руководителем
  • главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это
  • кассиром
  • получателем денежных средств.
  • При этом, если подпись руководителя уже стоит на одном из документов, приложенных к ордеру и разрешающих выдачу денег, то на РКО его подпись необязательна.
  • Печать на расходном ордере не ставится, но может использоваться штамп «Оплачено» для предотвращения повторной выдачи денег по одному и тому же ордеру.
  • Расходный кассовый ордер оформляется в одном экземпляре и остаётся в кассе.

Оформление РКО в 1С

  1. Для оформления расходного кассового ордера в программе заходим в раздел «Банк и Касса» пункт «Кассовые документы»:
  2. Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать
  3. В открывшейся форме нажимаем кнопку «Выдача»:
  4. Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать
  5. Открылась форма нового документа:
  6. Расходные кассовые ордера: как заполнить и использовать
  7. Разберём её заполнение в различных ситуациях.

Оплата поставщику

Как заполнять расходный кассовый ордер: образец заполнения

Расходный кассовый ордер (РКО) — это документ, в котором фиксируются выплаты из кассы организации. Документ относят к первичной бухгалтерской документации. 

Запомните, что сумма, которую Вы вписываете в РКО, не должна быть больше 100 тыс. рублей. Сумму, которая превысит установленную границу, нужно провести безналичным путем. 

Поговорим о целях, для которых применяется расчетный кассовый ордер:

Самые частые способы использования РКО:

  1. Передача наличных средств кассы на банковский расчетный счет
  2. Выплата зарплаты
  3. Выдача подотчетных средств
  4. Возмещение перерасходов по авансовым счетам
  5. Выплата командировочных расходов
  6. Расчеты с поставщиками

Как мы уже говорили, РКО относят к первичной бухгалтерской документации, т.е. он применяется в разных методах ведения бухгалтерского учета.

Кассовый ордер могут выписывать (заполнять, подписывать):

  • главный бухгалтер;
  • кассир;
  • должностное лицо, выполняющее обязанности бухгалтера;
  • руководитель предприятия (если нет уполномоченных лиц).

По Указанию Банка России №3210-У, глава организации может самостоятельно проводить операции с наличностью, вправе лично ставить подпись на расходнике. 

У документа нет единого образца, рекомендованного к применению. Организация может разработать свой бланк или заполнить один из распространенных шаблонов.

Бланк, который организация решает разработать самостоятельно, должен содержать:

  • название организации;
  • на кого выписывается РКО;
  • размер суммы к выдаче;
  • подпись руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.

Так выглядит шаблон бланка РКО:

Так выглядит заполненный шаблон бланка РКО:

Документ можно выписывать на компьютере или вручную. Заполнением занимается сотрудник, который выдает наличные средства, но некоторые данные вносит получатель этих средств.

Для выдачи наличности по РКО нужно основание — приказ, распоряжение руководства, копия договоров и другие. Поскольку РКО относится к внутренней документации организации, не обязательно удостоверять его печатью или штампом. 

Информация, которая должна присутствовать в РКО:

  • наименование поставщика;
  • реквизиты доверенности с фамилией, именем, отчеством, паспортными данными представителя.

Информацию о заполненном ордере нужно внести в кассовую книгу. 

Данные представителя, которые вносит кассир:

Данные поставщика, которые вносит кассир:

  • данные доверенности;
  • наименование.

Также необходимо проставить отметку, по какому договору, за какие товары, по какой накладной были переданы средства.

После оформления РКО нужно внести информацию по нему во внутренний журнал регистрации документов. Срок хранения кассового ордера — не менее 5 лет. 

Самые частые нарушения при заполнении РКО, которые допускает бухгалтер или кассир: 

  • отсутствует нумерация документа; 
  • нет подписи; 
  • не разборчивая расшифровка подписи; 
  • неверное расположение информации в строках; 
  • отсутствуют поля для бухгалтерских счетов; 
  • в «Приложении» представлен документ без реквизитов; 
  • наличие помарок, исправлений; 
  • не выделен НДС при расчетах с контрагентом. 

За эти и другие действия налагаются штрафы: 

Согласно статье 120 НК РФ, за грубое нарушение ведения доходов/расходов в одном налоговом периоде предусмотрено денежное взыскание — 10 тыс. руб.; более одного периода — 30 тыс. руб. 

Согласно статье 15.1 КоАП РФ, за несоблюдение работы с наличностью, которое привело, в частности, к накоплению денег сверх кассового лимита предусмотрено денежное взыскание:

  • на должностное лицо или ИП — 4-5 тыс. руб.; 
  • на организацию 40-50 тыс. руб.

Источник изображения: Freepik

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.

Форма расходного кассового ордера

Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:

  • когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»; 
  • при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается; 
  • при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»; 
  • когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».
Читайте также:  Коды ОКВЭД для продажи автозапчастей

Оформление расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер оформляет:

  • главный бухгалтер;
  • бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;
  • руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
  • При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир.
  • В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.
  • Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.
  • Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.
  • Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег.
  • Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается.

Порядок заполнения расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.

При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:

  • поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» —  его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
  • в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация;
  • графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
  • строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»;
  • в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
  • в поле «Сумма, руб. коп.» — указывается расходуемая из кассы сумма цифрами;
  • строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
  • строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.;
  • сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Сумма выдачи указывается прописью с начала строки с заглавной буквы в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
  • поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.
  1. После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.
  2. Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.
  3. В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица. 
  4. После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.
  5. Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.
  6. Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.
  7. После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.
  8. При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).

Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы

  При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер.

При этом следует придерживаться следующего порядка:

  • РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;
  • в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.

Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.

И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.

Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.

Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.

В этом случае расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам — с указанием Ф.И.О. и паспортных данных работника и получением его подписи.

Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

  • Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
  • Журнал регистрации кассовых документов КО-3 — предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров. 
  • Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.
  • Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая — для расходных (графы 5-8).

Штрафные санкции

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

  1. Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.
  2. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.
  3. Также отсутствие первичных кассовых документов у организации может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).

Сроки хранения расходных кассовых ордеров

Сроки хранения расходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.

Расходно-кассовый ордер 2023

Расходно-кассовый ордер (РКО) – это важный документ, который требуется для ведения учета расходов и доходов организации. Он нужен для того, чтобы отразить все операции по кассовым расходам и документально подтвердить их проведение. Ко-3 форма РКО является основным бланком для его заполнения. С его помощью можно учесть все операции, связанные с движением денежных средств в кассе.

Зачем нужен бланк РКО и как его использовать? Этот документ необходим для контроля и учета финансовых операций организации. Он является основным элементом регистрации кассовых расходов и доходов и наделяет ответственное лицо полномочием за проведение и контроль над этими операциями. Бланк РКО в форме КО-3 позволяет вести учет всех операций по кассе и имеет строгую форму заполнения.

Как заполнять бланк РКО и сколько их хранить? Операции по заполнению бланка РКО требуют точности и внимания. Все необходимые сведения должны быть указаны четко и правильно, чтобы уберечься от нарушений и ошибок.

Важно заполнить все поля бланка, такие как дата, номер ордера, получатель, сумма, основание и цель платежа. Заполненные бланки РКО должны быть храниться в учетно-налоговой документации в течение установленного срока.

Расходно-кассовый ордер — скачать бесплатно бланк 2023: сложные случаи

Расходно-кассовый ордер (РКО) — это один из основных документов для ведения кассового учета. Зачем его заполнять и как он используется? РКО используется для оформления расходов организации и фиксации движения денежных средств. Он является главным документом для оформления выплат и снятия денежных средств со счетов организаций.

В форме РКО указываются все необходимые данные для регистрации движения денежных средств. Важно заполнить данные о получателе, цели расходов, суммах, а также установить соответствующую статью бюджета или иной источник финансирования. Для каждого расходного документа нужен отдельный бланк, и его можно скачать бесплатно на официальном сайте ФНС.

В случае неправильного заполнения РКО может возникнуть нарушение финансовой дисциплины или даже ответственность по закону. Поэтому заполнять расходные кассовые ордера нужно внимательно и ответственно. На сайте ФНС можно найти пример заполнения бланка РКО и ознакомиться с правилами его заполнения, чтобы избежать ошибок.

Как долго нужно хранить РКО и какой учет нужно вести? РКО должны храниться в организации в течение 5 лет с момента составления. Организации по закону обязаны вести учет документов РКО и вести журнал его регистрации. В журнале фиксируются все движения денежных средств, указываются номера и даты РКО, суммы, получатель и сводится в общую сумму. Образец журнала можно найти на сайте ФНС.

Если у вас возникают сложности с заполнением РКО или учетом расходов, рабочее место кассира или бухгалтера может помочь вам в решении вопросов или объяснить, как правильно заполнять и вести учет. Не забывайте о значимости этого документа и о том, что от его правильного заполнения зависит обеспечение финансовой ответственности организации.

Читайте также:  Грузоперевозчику: готовим акт о повреждении и утрате груза

Как заполнять РКО

Расходно-кассовый ордер (РКО) является основным документом для учета кассовых операций. Заполнение РКО требует точности и внимания, поскольку от этого зависит правильность учета расходов организации.

Зачем нужен РКО? РКО необходим для регистрации расходов организации и обеспечения контроля над движением денежных средств. Он представляет собой форму в виде бланка, содержащего поля для заполнения основных данных: номер ордера, дату, наименование получателя, основание для выплаты и сумму.

Ведение журнала кассовых ордеров обязательно при учете денежных операций организации. В журнале кассовых ордеров фиксируются все движения денежных средств, проведенные посредством РКО.

Как заполнить РКО? Каждый бланк РКО имеет свою инструкцию, где подробно описаны правила заполнения каждого поля. Следуя инструкции, необходимо заполнить все поля в соответствии с внутренними правилами организации и требованиями законодательства.

Сколько бланков РКО нужно заполнить? Количество РКО зависит от количества расходов, которые требуется зарегистрировать. Обычно организации используют несколько бланков РКО в течение месяца для учета различных операций.

Как вести учет РКО? После заполнения РКО, он должен быть занесен в журнал кассовых ордеров. В журнале необходимо указать номер, дату и статью расхода, а также противопоставить сумму РКО. Журнал кассовых ордеров помогает вести учет всех операций с денежными средствами и служит контрольным инструментом.

Использование РКО без регистрации может быть рассмотрено как нарушение законодательства. Поэтому важно правильно заполнять и вести учет РКО для обеспечения полной прозрачности и законности финансовых операций организации.

Пример заполнения РКО

Расходно-кассовый ордер (РКО) – это документ, который используется для ведения учета расходов и доходов организации. Он является основным инструментом кассового журнала и используется для регистрации и контроля кассовых операций.

Чтобы правильно заполнить РКО, необходимо учесть некоторые особенности и следовать определенному порядку действий. Вначале необходимо заполнить заголовок ордера, указав номер, дату и отделение организации. Затем следует указать сумму и цель расхода.

Пример заполнения РКО:

  1. На бланке расходного кассового ордера (РКО) формы КО-3 нужно указать номер и дату ордера.
  2. В поле «Отделение» нужно указать название отделения организации, из которого осуществляется расход.
  3. Далее необходимо указать сумму расхода прописью и цифрами.
  4. В поле «Назначение платежа» следует кратко описать цель, для которой осуществляется расход.
  5. В графе «Получатель» нужно указать наименование организации или фамилию и инициалы физического лица, которому производится выплата.
  6. Наконец, необходимо указать дату получения расходного кассового ордера и подпись получателя.

После заполнения РКО этот документ должен быть зарегистрирован в кассовом журнале, а сам бланк с подписями и печатями нужно хранить в архиве. Следует помнить, что неправильное заполнение РКО или его нарушение может повлечь за собой юридическую ответственность.

Таким образом, РКО является неотъемлемой частью ведения учета кассовых операций организации. Заполнение этого документа правильно и соблюдение всех установленных требований позволяет контролировать расходы и доходы, а также обеспечивает прозрачность и ответственность при осуществлении финансовых операций.

Как вести учет и сколько хранить

Для ведения учета расходно-кассовых операций в организации используется расходно-кассовый ордер (РКО). Этот документ является основным для регистрации финансовых операций и контроля за использованием кассовых средств.

РКО заполняется в форме ко-3. Образец бланка можно скачать бесплатно в Интернете. Заполнение РКО должно быть строго соблюдено, поэтому необходимо ознакомиться с инструкцией по его заполнению.

Для правильного заполнения РКО необходимо указать все необходимые данные о расходах и получателе средств. Заполнение бланка должно быть четким и легко читаемым.

После заполнения РКО он должен быть зарегистрирован в журнале РКО. Все операции, связанные с ордером, должны быть отражены в учете на соответствующих счетах.

Кроме того, необходимо знать, сколько времени нужно хранить РКО. В соответствии с законодательством, организации обязаны хранить РКО в течение пяти лет со дня их составления.

Необходимость ведения учета и хранения РКО обусловлена не только требованиями закона, но и позволяет организации контролировать расходы и использование кассовых средств. Нарушение правил заполнения РКО или несоблюдение сроков хранения может повлечь за собой ответственность со стороны налоговых органов или других контролирующих органов.

Образец журнала регистрации расходно-кассовых операций по форме КО-3

Журнал регистрации расходно-кассовых операций по форме КО-3 представляет собой документ, который используется для ведения учета и хранения информации о движении денежных средств через кассу организации. Этот образец журнала помогает в заполнении и ведении регистрации расходных операций.

Как заполнить образец журнала регистрации РКО по форме КО-3? Для начала необходимо указать наименование организации, дату и номер документа (расходно-кассового ордера). Затем следует заполнить таблицу журнала, указав дату проведения операции, сумму расхода, контрагента и основание, по которому производится расход.

Зачем нужно вести регистрацию расходных операций? Регистрация РКО по форме КО-3 позволяет организации контролировать движение денежных средств и обеспечивает прозрачность финансовых операций. Также, регистрация РКО помогает оценить эффективность работы кассы и своевременно выявить возможные нарушения и ошибки.

Какая ответственность возлагается на лиц, заполняющих журнал регистрации? Лица, осуществляющие заполнение журнала, несут ответственность за достоверность и правильность заполненных данных. В случае нарушения требований по заполнению журнала могут быть применены административные или дисциплинарные меры.

Какой бланк использовать

Расходно-кассовый ордер (РКО) — это документ, который используется для учета и фиксации операций по выдаче денежных сумм из кассы организации. Для заполнения РКО необходимо использовать специальный бланк.

Кассовый ордер заполняется в соответствии с требованиями законодательства и должен содержать необходимые данные, такие как: номер и дату ордера, название и ИНН организации, наименование операции, сумму, дату и основание операции.

Для сложных случаев, когда требуется вести дополнительные данные или информацию об операции недостаточно места на обычном бланке, используют бланк РКО в форме КО-3. На таком бланке предусмотрены дополнительные разделы для заполнения, например, для указания дополнительных сведений о получателе или основании операции.

Заполнение бланка РКО должно происходить с соблюдением правил и требований исполнительной документации. Нарушение этих требований может повлечь за собой ответственность.

Зачем и сколько хранить бланки РКО? Бланки РКО должны храниться организацией как часть документации по финансовым операциям. Срок хранения бланка РКО составляет 5 лет.

Важно знать, как правильно заполнить бланк РКО. Для этого можно использовать образцы или примеры заполнения бланков, доступные в Интернете или в специализированной литературе.

Какой бланк использовать для заполнения расходного кассового ордера зависит от сложности операций и количества данных, которые необходимо внести. Основной бланк РКО подходит для большинства операций, а бланк КО-3 используется в случаях, когда требуется дополнительная информация или данные.

Зачем нужен расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) – это документ, который необходим для регистрации и учета всех операций по кассовым выплатам. Он представляет собой основной инструмент для контроля и фиксации расходов организации.

РКО нужен для предотвращения нарушений при заполнении и хранении информации. Наличие заполненного бланка ордера в форме КО-3 позволяет следить за процессом ведения кассовых операций. Как правило, он должен быть заполнен и подписан руководителем организации или уполномоченными лицами.

Заполнение РКО требует соблюдения определенной формы и порядка. На бланке ордера указываются сумма выплаты, цель расхода, а также данные о получателе средств. Вместе с бланком ордера хранится в специальном журнале учета кассовых операций.

Во многих случаях использование бланка РКО необходимо для правильной регистрации и учета расходов организации. Например, при выплате заработной платы, погашении кредитов, компенсации расходов и других кассовых операциях.

Заполнение РКО может производиться как самостоятельно, так и при помощи специализированного программного обеспечения. Количество и способ заполнения РКО может варьироваться в зависимости от типа операции, суммы расхода и внутренних правил организации.

Ответственность за нарушение ведения кассовых операций

Правильное ведение кассовых операций является важным аспектом финансовой деятельности организации. Ответственность за нарушение процедур регистрации и ведения кассовых операций несет руководство организации, а также непосредственные исполнители.

Для правильного ведения учета и контроля расходов организация использует бланк расходно-кассового ордера (РКО). Этот документ нужен для заполнения информации о расходах и учете денежных средств. Он выступает в форме письменного приказа, который заполняется по определенным правилам.

Пример заполнения бланка РКО (кассовый ордер КО-3) может быть использован как образец для исполнителей, которые должны заполнять этот документ. Заполнение РКО требует точности и детальности, поскольку от этого зависит правильный учет произведенных расходов.

Зачем нужно заполнять РКО? Он необходим для регистрации денежных операций, а также контроля и учета затрат организации. Правильно заполненный и хранящийся в специальном журнале РКО позволяет вести прозрачность и своевременность финансовых операций.

Расходно-кассовый ордер (РКО) является основным документом при расчетах с поставщиками услуг или товаров, а также сотрудниками организации. Неверное заполнение РКО может привести к финансовым потерям, нарушению договорных обязательств и неправомерным расходам из кассы.

Сколько кассовых операций нужно регистрировать и заполнять РКО? Количество кассовых операций может быть различным в зависимости от деятельности организации. Важно точно и своевременно учитывать все денежные операции, чтобы избежать утечки денежных средств и финансовых нарушений.

Ваш комментарий будет первым

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.