Как заполнить ЕФС-1 при приёме на работу в 2023 году

ЕФС-1 в 2023 году предполагался как единый отчет для всех страхователей. Однако на практике привести все сдаваемые ранее формы к «одному знаменателю» не получилось. Поэтому, хоть форма ЕФС-1 и объединила в себе большую часть данных, необходимых новому Социальному фонду России (СФР), сдавать их требуется по разным основаниям и в разное время.

Действующая в 2023 году новая форма ЕФС-1, по сути, представляет набор из нескольких отчетов, каждый из которых имеет свои особенности формирования и сроки подачи. В статье разберем правила заполнения и приведем образцы для Раздела 1 ЕФС-1.

Пример заполнения ЕФС-1 с 2023 года для Подраздела 1.1 Подраздела 1 Раздела 1 Excel

Построчный порядок заполнения подразделов ЕФС-1 приведены в статьях:

• ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2
• ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.3
• ЕФС-1 Раздел 2

Подраздел 1.1 Подраздела 1 Раздела 1 в новом отчете ЕФС-1 — порядок и образец заполнения

Эта часть ЕФС-1 в 2023 году заменяет оставшийся в прошлом отчет СЗВ-ТД.

Бланк и правила представления информации в Подразделе 1.1 утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п (далее — Порядок).

По аналогии с СЗВ-ТД этот отчет сдается в нескольких ситуациях, связанных с кадровыми событиями.

Важно! Если сведения, которые включаются в Подраздел 1.1, составляют гостайну, то ни заполнять, ни сдавать отчет не нужно (п. 10 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «О персонифицированном учете» ).

Состав и способ предоставления отчета ЕФС-1 при сдаче Подраздела 1.1

Вместе с Подразделом 1.1 формы ЕФС-1 всегда нужно сдавать заполненный титульный лист и Подраздел 1 Раздела 1.

Обратите внимание! Подраздел 1.1 с титульным листом и Подразделом 1 Раздела 1 можно сдавать отдельно от остальной формы ЕФС-1 (п. 1.11 Порядка).

Сдается эта часть формы в СФР. Основной способ сдачи — электронно. Для страхователей с количеством лиц, по которым платятся взносы, в периоде не больше 10-ти доступна сдача бумажного отчета. При этом к ЕФС-1, сдаваемому на бумаге, все равно должен прилагаться магнитный носитель с файлом отчета в электронном виде.

Для вновь созданных страхователей никаких особенностей и исключений законом не сделано. Они «сдаются» по Подразделу 1.1 ЕФС-1 на общих основаниях.

Как заполнить титульный лист формы ЕФС-1

Внесение данных в титульный лист рассмотрим сразу для всех ситуаций (так как он требуется в составе отчета всегда).

Ответы на вопросы по представлению отчетности в СФР с 1 января 2023 года

Согласно Таблице 8 Форматов для ЕФС-1, раздел «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения», в титуле может оставаться пустым, если страхователь отчитывается сам за себя. Вносить данные сюда нужно, только если отчитываются через представителя. Вносят информацию по представителю по алгоритму, аналогичному приведенному для составителя отчета в его графах.

Образец заполнения титульного листа формы ЕФС-1 в 2023 году

Заполнение Подраздела 1 Раздела 1 формы ЕФС-1

• Подраздел 1 заполняется всегда, если есть персданные в других подразделах Раздела 1.
• Правила внесения сведений в раздел и необходимые кодировки приведены в Порядке.
• 

Данные, указанные в полях «СНИЛС», «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» и «Дата рождения», должны соответствовать документу, подтверждающему регистрацию в системе индивидуального персучета (п. 3.5 Порядка).

Заполнение Подраздела 1.1 Подраздела 1 Раздела 1

Для формирования этой части отчета берется информация из:

• первички (трудовых договоров, приказов, иной кадровой документации);
• ГПД и иных соглашений с физлицами, на выплаты по которым должны быть начислены взносы.

Обратите внимание! На вознаграждения лицам, зарегистрированным как ИП и/или самозанятые, взносы не начисляются. Следовательно, в ЕФС-1 эти лица и документы по ним не отражаются.

* Если требуется исправить сданные ранее данные, то старые данные нужно полностью отменить. В следующей строке корректировочной формы привести правильные данные (п. 4.13 Порядка).

Для отчета, который готовится на бумаге, необходимо убедиться, что:

• данные заполнены печатными буквами;
• нет помарок, исправлений и самостоятельных сокращений. Исправления с помощью корректоров тоже не допускаются;
• форма заполнена чернилами, шариковой ручкой черного, фиолетового или синего цвета либо при помощи средств вычислительной техники (п. 1.14 Порядка).

При заполнении ЕФС-1 для ГПД часто возникают вопросы по датам, которые надо вносить в Подраздел 1.1 в случаях, если даты заключения и прекращения договора не совпадают с датами фактического выполнения работ (услуг) или если определить такие даты по договору не получается.

Как заполнить ЕФС при ГПХ (примеры)

С 2023 года у работодателей появилась новая обязанность – сообщать в СФР о заключении и прекращении договоров ГПХ. Для этого нужно представить отчет, который входит в состав единой формы ЕФС-1. Как это сделать ‒ рассказали в статье и показали в готовых образцах. 

Образец любой формы отчетности – в КонсультантПлюс

подробнее

В какой срок представить отчет

При заключении и прекращении ГПД сдавайте отчет на следующий рабочий день после заключения или прекращения договора. Нужно заполнить: 

• титульный лист; 
• подраздел 1 раздела 1; 
• подраздел 1.1.

Титульный лист – обязательный лист при сдаче любого раздела или подраздела формы ЕФС-1. На нем указывают наименование организации, ИНН, КПП, телефон, почта, ОГРН и т. д.

Календарь бухгалтера – помощник, с которым не пропустите важные сроки

подробнее

Как заполнить сведения об исполнителе по ГПХ в отчете ЕФС-1 

В сведениях об исполнителе укажите СНИЛС физического лица, а также его ИНН, если есть. Пропишите фамилию, имя, отчество исполнителя по договору ГПХ и дату рождения. Как заполнить подразделы ‒ показали в таблице. 

Как заполнить подразделы и графы в сведениях об исполнителе

Образец ЕФС-1 при заключении и прекращении договора 

Сведения о заключении и прекращении договора ГПХ вносят в подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Это главная часть отчета, поскольку в ней указывают одно из десяти кадровых мероприятий. В отчетах по договорам ГПХ используют два из них: «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» и «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ». 

Ниже – два образца заполнения подраздела 1.1 на работника по ГПД.

Образец отчета при заключении ГПД

Образец отчета при прекращении ГПД

1. Вопрос:
2. Надо ли уведомлять СФР о договорах ГПХ, заключенных до 2023 года, которые действуют по настоящее время?
3. Ответ:

СФР разъясняет, что в 2023 году не нужно срочно сдавать ЕФС-1 с договорами ГПХ, которые уже действовали на 01.01.2023. Договоры, заключенные в 2023 году, отражают в отчете ЕФС-1 с кодом «Начало договора ГПХ». По договорам ГПХ, заключенным в 2022 году, в отчет попадет только мероприятие с кодом «Окончание договора ГПХ» (когда это произойдет). 

• О том, что договор ГПХ был заключен в 2022 году, сведения будут получены по данным отчета СЗВ-СТАЖ за 2022 год, срок его сдачи ‒ до 1 марта 2023 года.
• Вопрос:
• Надо ли сдавать ЕФС-1 при продлении договора ГПХ?
• Ответ:

Нет, данное кадровое мероприятие не предусмотрено при сдаче отчета ЕФС-1. Отчет сдается только при заключении и прекращении договора ГПХ.

Вопрос:

Нужно ли заполнять графу 5 подраздела 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 в отношении лиц, с которыми заключены договоры ГПХ?

Ответ:

Нет. Графу 5 не заполняйте при заключении договора ГПХ. Такие правила предусмотрены п. 4.6 Порядка заполнения ЕФС-1.

Ответ на ваш рабочий вопрос здесь

подробнее

Как заполнить отчет ЕФС-1 при приёме сотрудника на работу, образец для скачивания

• 05 сентября 2023
• 4593
• Автор статьи: Regberry.ru

В 2023 году из-за объединения ПФР и ФСС в единый Социальный Фонд России изменились отчётные формы работодателей. Вместо нескольких старых бланков заполняется новый отчёт ЕФС-1.

Однако сокращение количества отчётных форм не означает, что отчётность по работникам стала проще. Ведь ЕФС-1 включает в себя несколько подразделов, которые сдаются по разным основаниям.

Стандартный срок сдачи – 25-ое число после отчётного периода, то есть 25 апреля, 25 июля, 25 октября, 25 января. Но для кадровых событий установлены дополнительные сроки подачи:

• при приёме на работу, переводе, увольнении, заключении договора ГПХ – не позже следующего рабочего дня;
• при выборе способа ведения трудовой книжки – не позже 25-го числа следующего месяца.

В этой статье мы разберёмся, как заполнить ЕФС-1 при приёме на работу. Это довольно просто, потому что в этом случае заполняется всего две страницы отчётной формы.

Коды для ЕФС-1

Перед тем, как рассмотреть конкретный образец заполнения ЕФС-1 при приёме на работу, разберёмся в кодах, которые используются в этой форме.

https://www.youtube.com/watch?v=jOEluRH_9GQ\u0026pp=ygVZ0JrQsNC6INC30LDQv9C-0LvQvdC40YLRjCDQldCk0KEtMSDQv9GA0Lgg0L_RgNC40ZHQvNC1INC90LAg0YDQsNCx0L7RgtGDINCyIDIwMjMg0LPQvtC00YM%3D

Коды ЗЛ (зарегистрированного лица) есть в пункте 3.6 постановления Правления ПФР № 245п от 31.10.2022. Приводим их в таблице.

Кроме того, для заполнения отчёта нужны коды ОКЗ из общероссийского классификатора занятий (справочник ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Этот же классификатор использовался при заполнении прежней формы СЗВ-ТД. В подробностях о том, как выбрать нужный код ОКЗ, мы рассказали здесь.

Обратите внимание: в приложении к постановлению № 245п приводится Классификатор параметров, в котором есть множество других кодов, необходимых для заполнения ЕФС-1. Однако при оформлении приёма на работу эти коды не используются, достаточно только кодов ЗЛ и ОКЗ.

Как заполнить ЕФС-1 при приёме на работу

Переходим к заполнению отчётной формы ЕФС-1. Полный бланк состоит из шести страниц, но если работодатель отчитывается только о приёме сотрудника, заполнить надо всего две страницы.

Титульная страница заполняется во всех случаях, здесь указывают основные данные страхователя:

• регистрационный номер;
• полное наименование или ФИО индивидуального предпринимателя;
• коды ИНН/КПП;
• телефон и электронный ящик.

Обратите внимание: в большинстве случаев заполняется только первый блок, то есть «Сведения о страхователе». Блок «Сведения о страхователя, за которого представляются сведения» предназначен для правопреемников страхователя, снятого с учёта.

Внизу титульную страницу подписывает руководитель или представитель страхователя. Рядом указывается дата подачи.

Переходим в Раздел 1. Сначала заполняем подраздел 1, где вписывают данные работника:

• номера СНИЛС и ИНН;
• полное имя;
• дату рождения;
• код статуса зарегистрированного лица;
• код страны гражданства (из постановления Госстандарта от 14.12.2001 N 529-ст).

Теперь вносим данные в подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности». Заполнить надо:

• графу 2 – дата приёма на работу;
• графу 3 – код «ПРИЁМ»;
• графу 5 – название должности, на которую принят работник;
• графу 6 – код должности по ОКЗ;
• графы 8,9,10 – название документа, которым оформлен приём на работу (обычно приказ), его дата и номер.

Графа 4 предназначена только для работников Крайнего Севера (код РКС) или местностей, приравненных к районам Крайнего Севера (код МКС). Подразделы 1.2 и 1.3 при приёме на работу не заполняются. Если в один день на работу принято несколько работников, то по каждому из них оформляется отдельная страница.

✐ Пример ▼

ООО «Компас» приняло на работу бухгалтера. Код этой позиции по ОКЗ – «2411». Приказ о приёме на работу оформлен 24 апреля 2023 года под № 12. Форму ЕФС-1 с данными нового работника ООО «Компас» подаёт в тот же день, но можно это сделать и 25 апреля.

Куда отправлять заполненный отчёт ЕФС-1? Раньше сведения о застрахованном лице при приёме на работу подавали в ПФР, сейчас отчитываться надо в своё отделение нового Социального фонда (СФР).

Последний вопрос – как подать отчёт? Сейчас большинство отчётных форм сдаётся в электронном виде. Многие работодатели используют только этот способ, потому что у них есть ЭЦП для сдачи всей отчётности. Но ЕФС-1 можно сдать и на бумаге, при условии, что численность работников не превышает 10 человек.

https://www.youtube.com/watch?v=jOEluRH_9GQ\u0026pp=YAHIAQE%3D

Если СФР выявит в отчёте ошибки, он направит протокол с кодом. Так, код «20» означает, что найденные неточности не считаются критическими, исправлять ничего не надо. Коды «30» и «50» указывают на ошибки, которые надо исправить в течение пяти рабочих дней.

Выводы

• С 2023 года работодатели сдают новую отчётность по работникам. Прежние отчётные формы, такие как СЗВ и 4-ФСС, заменены единой формой ЕФС-1.
• ЕФС-1 сдаётся по разным основаниям, в частности, при наступлении кадровых событий. Одно из таких событий – приём на работу.
• Подать ЕФС-1 при приёме на работу надо не позже следующего рабочего дня. Форма бланка – бумажная, если численность работников не превышает 10 человек. Если работников больше, отчитаться можно только в электронном виде.
• За неподанный отчёт, опоздание со сроками или неисправленные ошибки на должностное лицо может быть наложен штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок

Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1: порядок заполнения и сдачи

1. Главная →
2. Журнал →
3. Сотрудники →
4. Отчетность

13 декабря 2022 171 160 170

С 2023 года ПФР и ФСС объединяются в Социальный фонд России. Правила работы со взносами тоже поменялись, а вслед за ними и отчетность. В этой статье рассмотрим особенности заполнения и представления сведений о трудовой деятельности — подраздела 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1. Раньше этот отчет назывался СЗВ-ТД.

Узнайте больше о заполнении других отчетов, которые входят в состав формы ЕФС-1

Читать →

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подавайте в территориальный орган Социального фонда России (СФР) по месту учета.

Отчитаться обязаны все работодатели, у которых есть наемные работники, включая совместителей и дистанционных сотрудников, с которыми заключены или прекращены трудовые отношения в соответствии с ТК РФ и иными ФЗ, или в отношении которых произошли другие кадровые изменения.

Также подраздел 1.1 подавайте на застрахованных лиц, заключивших с вами договоры ГПХ, на вознаграждение по которым начисляются страховые взносы:

• договоры о выполнении работ (оказании услуг);
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.

Подать отчет в электронном виде должны работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая исполнителей на ГПД, превышает 10 человек. Остальные имеют право сами решать, как отчитываться: по ТКС или на бумаге.

Отправьте ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1 не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления соответствующего документа-основания. Это касается кадровых мероприятий:

• прием на работу;
• увольнение;
• приостановление или возобновление действия трудового договора;
• заключение или прекращение договора ГПХ.

Не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ (распоряжение) либо подано соответствующее заявление, подраздел 1.1 подается в следующих случаях:

• перевод на другую постоянную работу;
• установление новой профессии (квалификации);
• переименование работодателя;
• запрет занимать должность;
• подача заявления о продолжении ведения трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Если срок сдачи совпадает с выходным или праздником, отчитаться можно в ближайший следующий рабочий день.

Важно! СЗВ-ТД по кадровым мероприятиям декабря 2022 года подается по прежней форме в срок не позднее 16 января 2023 года.

При сдаче сведений о трудовой деятельности в форме ЕФС-1 нужно заполнить:

• титульный лист; 
• подраздел 1 раздела 1;
• подраздел 1.1 раздела 1. 

Остальные разделы можно не подавать одновременно с ними.

Подраздел 1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица

Заполните анкетные данные работника в Подразделе 1. Кроме уже привычных для персонифицированных сведений ФИО, СНИЛС, ИНН и даты рождения, нужно указать статус зарегистрированного лица и гражданство в соответствии с классификаторами.

Статус зарегистрированного лица может принимать одно из значений:

• ГРФ — граждане РФ;
• ПЖИГ — постоянно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства;
• ВЖИГ — временно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства, а также временно пребывающие на территории РФ лица, которым предоставлено временное убежище;
• ВПИГ — временно пребывающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов);
• ВКС — высококвалифицированные специалисты, временно пребывающие на территории РФ.

В поле «Гражданство» указывайте цифровой код страны в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Например, код 643 — для граждан России.

Для лиц без гражданства указывается код «000» (п. 3.7 Порядка). Обратите внимание, при заполнении раздела 3 в РСВ в аналогичной ситуации указывается код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность.

Подраздел 1.1. Сведения о трудовой (иной) деятельности

Этот подраздел — аналог формы СЗВ-ТД. При его заполнении преимущественно применяется тот же порядок, но есть и отличия. Разберем заполнение подраздела по графам.

Заявление по трудовой книжке. При подаче работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности укажите в соответствующей строке дату подачи заявления.

Если надо исправить дату подачи заявления в уже принятых сведениях, то представьте подраздел 1.1, где укажите новую дату подачи заявления.

А если надо отменить ранее представленные сведения о подаче заявления, проставьте ранее указанную дату и в поле «Признак отмены» поставьте знак «X».

Графа 1 — номер записи. Номера присваиваются каждому мероприятию, указывайте их в порядке возрастания без пропусков и повторений.

Графа 2 — дата кадрового мероприятия. Для договоров ГПХ указывайте дату начала договора, если иное не предусмотрено текстом договора, дату окончания работ по договору ГПХ либо дату расторжения договора (если один из участников договора не выполнил свои обязательства).

Графа 3 — вид мероприятия из классификатора. В связи с тем, что введена обязанность сообщать Фонду о заключении и прекращении договоров ГПХ, перечень мероприятий дополнен новыми позициями:

Графа 4 — код территориальных условий работы. Выберите один из двух:

• РКС — работа в районах Крайнего Севера, в том числе по договорам ГПХ;
• МКС — работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

• Если сотрудник не работает в таких локациях, графу не заполняйте.
• Графа 5 — наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор) в соответствии со штатным расписанием. 
• Здесь же укажите, что работа выполняется по совместительству, если работник является совместителем.
• Для государственных и муниципальных служащих указывайте ещё и код должности по соответствующему реестру должностей.

Для мероприятия «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)» новую должность, профессию или квалификацию указывайте с разрядами, классами или иными категориями этой профессии, специальности или уровня квалификации (ранг, классный чин и т.п.).

Если организация сменила название, то представляются сведения с мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», где в графе 5 указывается, с какого числа старое наименование изменено на новое.

В случае заключения договора ГПХ графа 5 не заполняется.

Графа 6 — код выполняемой функции. Код по ОКЗ состоит из пяти цифровых знаков в формате «XXXX.X», где:

• первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
• пятый знак — контрольное число.

А для договоров ГПХ выбирайте еще и один из ниже приведенных кодов:

Важно! Графу 6 «Код выполняемой функции» обязательно заполнять, если вид мероприятия принимает значение «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» (п. 4.7 Порядка).

Графа 7 — причина увольнения. Укажите код из классификатора, прилагаемого к Порядку заполнения. В классификаторе приведены все возможные причины увольнения из ТК РФ и Федеральных законов.

Например,

• увольнение по инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) — код причины п3ч1с77тк;
• расторжение договора из-за применения административного наказания в виде дисквалификации в соответствии п. 4 ч. 1 ст. 19 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ -—  код причины п4ч1с19фз25.

1. Если не нашли в классификаторе нужный код, укажите вместо кода «иное», и обязательно введите реквизиты нормативного правового акта, а также пункт, часть статьи, статью, являющиеся основанием для увольнения.
2. Причину прекращения трудового договора указывайте в соответствии с положениями ТК РФ или иного федерального закона без каких-либо сокращений.

Для мероприятия «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» графа 7 не заполняется.

Графы 8–10 — реквизиты документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений, перевода, приостановления, возобновления и так далее:

• В графе 8 — наименование документа работодателя (приказ, распоряжение, решение, протокол и прочее) или наименование договора ГПХ.
• В графе 9 — дату документа, подтверждающего кадровое мероприятие, дату заключения договора ГПХ, дату окончания договора ГПХ.
• В графе 10 — номер приказа (распоряжения), иного документа или номер договора ГПХ. Номер указывайте без знака «№». 

С временно пребывающим в РФ гражданином Узбекистана 10 января 2023 года заключен договор ГПХ о возмездном оказании услуг по охране частной территории. Не позднее 11.01.23 в СФР надо представить форму ЕФС-1 с подразделом 1.1, заполненным по образцу:

Если после приема Фондом сведений о трудовой деятельности требуется отменить запись о мероприятии по работнику, то надо представить форму ЕФС-1 с подразделом 1.1, заполненным в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, и в графе 11 «Признак отмены записи» проставить знак «X».

Когда требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения, заполняйте две строки:

1. отмена ранее представленных сведений, как описано выше;
2. скорректированные (исправленные) сведения.

Отчет ЕФС-1 с 2023: форма, сроки сдачи, как заполнять

C 2023 года устарело сразу несколько форм отчетности по сотрудникам. К ним относятся СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ с описью ОДВ-1 к ней, ДСВ-3, 4-ФСС. Вместо них работодатели теперь сдают один отчет EФC-1.

Он состоит из титульного листа, двух разделов и их подразделов. Но не все из них нужно сдавать. Чтобы было проще ориентироваться, разбираем подробно особенности заполнения новой формы.

В каком виде должен быть отчет ЕФС-1. Форма подачи зависит от числа сотрудников:

• 11 человек и больше — сведения подаются только в электронном виде;
• 10 человек и меньше — форму можно представить на выбор в электронном или бумажном виде.

Кто отвечает за подготовку ЕФС-1. В законе не прописано, какие сотрудники заполняют ЕФС-1 — это обязанность работодателя в целом.

Поэтому руководитель самостоятельно решает, кто из его сотрудников будет нести ответственность за подготовку нового отчета. Например, можно либо поручить весь отчет бухгалтеру, либо разделить обязанности так: за раздел 1.

3 и раздел 2 отвечает бухгалтер, за остальные части — сотрудник отдела кадров.

https://www.youtube.com/watch?v=nbd1y37gWss\u0026pp=ygVZ0JrQsNC6INC30LDQv9C-0LvQvdC40YLRjCDQldCk0KEtMSDQv9GA0Lgg0L_RgNC40ZHQvNC1INC90LAg0YDQsNCx0L7RgtGDINCyIDIwMjMg0LPQvtC00YM%3D

Новый отчет ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов:

1. Раздел 1 — в нем указывают данные о кадровых событиях, пенсионном стаже и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию.
2. Раздел 2 — в нем указывают данные об исчисленных взносах на травматизм, об обязательных медосмотрах и специальной оценке рабочих мест. Раньше это был расчет 4-ФСС.

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» состоит из таких подразделов:

• 1 — сведения о каждом сотруднике. Подраздел 1 надо заполнять к двум подразделам — 1.2 и 1.1;
• 1.1 — сведения о трудовой деятельности;
• 1.2 — сведения о трудовом стаже;
• 1.3 — сведения о зарплате и деятельности сотрудников госучреждений. Дальше мы не будем его рассматривать, бизнес не сдает этот подраздел;
• 2 — основания для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии;
• 3 — сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя.

Если таких событий в компании или у ИП не происходит, нулевую ЕФС-1 подавать не нужно.

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» состоит из таких подразделов:

• 2.1 — информация о страховых взносах;
• 2.2 — частные агентства занятости, которые временно передают своих сотрудников другим работодателям, указывают сведения для исчисления страховых взносов;
• 2.3 — результаты проведенных обязательных медосмотров работников и спецоценки.

Показали в таблице, как соотносятся старые формы с разделами и подразделами ЕФС-1.

У отчета ЕФС-1 нет единого срока сдачи. Для каждого подраздела — свой срок. Если срок сдачи выпадает на выходной или праздничный день, он переносится на ближайший рабочий.

Сроки сдачи ЕФС-1 по разделам и подразделам

Сроки сдачи отчета ЕФС-1 в 2023 году

Ко всем подразделам нужно заполнять титульный лист и подразделы, в зависимости от подаваемых сведений. Например, если сотрудник уволился, нужно заполнить: титульный лист, подразделы 1 и 1.1 раздела 1. Если работодатель перечислил в отчетном периоде допвзносы на накопительную пенсию — титульный лист и подраздел 3 раздела 1.

Мы подготовили шаблоны для заполнения:

Дальше кратко рассмотрим особенности заполнения новой формы.

Титульный лист одинаков для всех подразделов. На титульном листе формы ЕФС-1 заполняют данные о работодателе:

• регистрационный номер страхователя;
• наименование организации;
• ИНН;
• КПП;
• коды статистики;
• ОГРН или ОГРНИП.

Все, кроме кодов статистики, можно взять из выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Выписки можно скачать бесплатно с сайта налоговой службы.

Коды статистики организации можно посмотреть на территориальном сайте Росстата. Поля с кодами статистики «ОКФС», «ОКОГУ» и «ОКПО» обязаны заполнять только государственные и муниципальные учреждения. Остальные могут оставить их пустыми.

Сайт Росстата

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Заполнять нужно только те разделы, по которым есть сведения, пустые листы не подают.

Собрали в таблице информацию, какие части раздела 1 надо подавать, если происходят определенные события. Плюсом обозначены подразделы, которые нужно заполнять, минусом — которые подавать не надо.

Подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В нем указывают сведения о каждом сотруднике по трудовому договору или ГПХ. Данные берут из паспорта сотрудника, его СНИЛС и ИНН.

https://www.youtube.com/watch?v=nbd1y37gWss\u0026pp=YAHIAQE%3D

В поле «Код категории ЗЛ» указывают код в зависимости от статуса сотрудника.

Поле «Гражданство (код страны)» заполняют по Общероссийскому классификатору стран мира: указывают цифровой код, который соответствует гражданству сотрудника. Например, для граждан РФ — код «643». Для лиц без гражданства — код «000».

Общероссийский классификатор стран мира

Подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В графе 3 нужно указать код и сокращенное название кадрового события.

В графе 5 «Трудовая функция» указывают наименование:

• должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
• наименование структурного подразделения, если условие о работе в подразделении есть в трудовом договоре.

Если подают сведения по внутренним или внешним совместителям, в этой графе нужно указать, что сотрудник трудится по совместительству. Когда заключают договор ГПХ, графу не заполняют.

Графу 6 «Код выполняемой функции» заполняют, если подают отчет с событиями «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

В графе 6 пишут кодовое обозначение выполняемой функции. Код состоит из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х», его берут из Общероссийского классификатора занятий — ОКЗ. Для договоров ГПХ в графе 6 после кода выполняемой функции указывают дополнительно код договора.

Классификатор занятий

Графу 7 «Причины увольнения» заполняют, когда увольняют сотрудника. В ней указывают код причины увольнения из раздела «Коды причин увольнения, используемые при заполнении формы…» и вписывают без сокращений причину, по которой расторгли трудовой договор.

Коды причин увольнения

Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» заполняют и сдают не по всем работникам, а только по тем, которые в текущем году:

• выполняли работу, которая дает право на досрочную пенсию;
• работали в сельском хозяйстве и при подсчете стажа работы которых применяется список работ, производств, профессий, должностей, специальностей, по которому устанавливают повышенный размер пенсии;
• формировали свои пенсионные права в соответствии с законом от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»;
• замещали государственные или муниципальные должности, а также должности государственной гражданской службы и муниципальной службы;
• работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;
• работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;
• имели периоды простоя или отстранения от работы;
• имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
• находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения зарплаты.

В поле «Тип сведений» знаком «X» отмечают тип формы, которую сдают:

• исходная;
• назначение пенсии;
• корректирующая;
• отменяющая.

В графах 2 и 3 вписывают даты, когда сотрудник начал и закончил работать. Их указывают в пределах года, за который сдают отчет. Например, если сотрудник работает в организации с ноября 2022 года, в отчете за 2023 год в графе «Период работы» указывают «с 01.01.2023 по 31.12.2023».

В отчет также включают сотрудников-совместителей и исполнителей по договорам ГПХ. Данные о периодах работы берут из табелей и договоров ГПХ.

Пример заполнения подразделов 1.1 и 1.2 подраздела 1

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Этот раздел заменил бывший отчет 4-ФСС. Как его заполнять — разобрали подробно в отдельной статье.

Как заполнить раздел 2 формы ЕФС-1

Если кратко, сюда входят такие подразделы:

• 2.1 — информация о страховых взносах;
• 2.2 — для частных агентств занятости, которые временно передают своих сотрудников другим работодателям, указывают сведения для исчисления страховых взносов;
• 2.3 — результаты проведенных медосмотров работников и спецоценки.

Работодатели должны сдавать:

• подразделы 2.1 и 2.3 — всегда;
• подраздел 2.2 — если есть данные для заполнения.

Не сдают раздел 2 с подразделами только компании и ИП на АУСН.

Форму ЕФС-1 сдают в территориальные отделения Социального фонда России — СФР. Подавать надо по месту учета компании или ИП.

Отчет ЕФС-1 по обособленному подразделению подают по месту регистрации подразделения, если у него открыт отдельный счет в банке и оно начисляет выплаты работникам и страховые взносы на них. Если эти условия не выполняются, данные по обособленному подразделению включают в раздел 2 ЕФС-1 головного подразделения.

Если не сдать подразделы отчета вовремя или не сдать вовсе, наказать могут как работодателя — компанию или ИП, так и должностное лицо, например директора.