Что такое тайм-менеджмент

У человека не 10 рук. Чтобы успевать все делать вовремя, нужно овладеть искусством управления временем, которое еще называют тайм-менеджментом. Только этот термин окутан столькими мифами и предрассудками, что со счету сбиться можно. А ведь все зависит от того, как этим инструментом воспользоваться…

Внесу в эту смуту ясность – расскажу о тайм-менеджменте, разрушу распространенные мифы и перечислю популярные техники.

Определение тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.

Термин «time-management» с английского переводится как «управление временем». Изначально он использовался в бизнесе, а позже перекочевал и в повседневную жизнь.

Для чего он нужен?

Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.

Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.

• Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
• Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
• Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
• Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
• Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
• Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
• Использование сервисов-помощников. Это могут быть различные сайты, приложения на компьютер или смартфон.
• Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.

Комьюнити теперь в Телеграм Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей Подписаться

Мифы о тайм-менеджменте

До сих пор находятся люди, которые с пренебрежением или даже опаской относятся к организации собственного времени. А все потому, что в обществе все еще распространено множество мифов. Давайте рассмотрим их и попробуем опровергнуть. 

№1. Управлять временем невозможно

Не спорю, время движется стабильно, помешать его движению человек не может. Но в тайм-менеджменте уместнее управление собой, собственными решениями и действиями.

№2. Это не работает!

Такое часто говорят те, кто опробовал лишь одну технику и разочаровался в тайм-менеджменте как таковом. Так бывает, если люди неправильно себя мотивируют, ставят недостаточно четкие или важные цели.  

№3. Придется больше и усерднее работать

Суть этой техники не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы выделять самые важные и выполнять только их. Плюс надо не отвлекаться и следить за своими привычками, дабы не свести все старания к нулю.

№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Этот миф зародился после того, как на первых обучающих тренингах призывали планировать каждую минуту. Приоритет отдается сосредоточению на одном деле и освобождению от отвлекающих факторов.

№5. Это западное изобретение, и для России оно не подходит

Кто сказал, что в России не существовало тайм-менеджмента? Просто никто не додумался обозначить это явление.

№6. Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает

Эта техника не про время, а про достижение намеченных целей. А ведь любой человек, независимо от степени пунктуальности (или ее отсутствия), всегда ставит перед собой какие-либо цели.

№7. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Да, некоторые люди более организованы и замотивированы, но есть и те, кому сложно дается вышеперечисленное. Но прокрастинация – это психологическое явление, с которым можно и порой нужно бороться.

Обратная сторона – это люди, которые слишком усердно используют тайм-менеджмент или выворачивают его принципы наизнанку.

№8. Нельзя стать успешным без управления временем

Успех зависит от того, какие решения в определенный момент вы принимаете. Будучи гуру организованности, если ставить в приоритет дела, которые не приносят ничего стоящего, мало чего можно добиться.

№9. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно всем

Все люди разные. Не придумали еще технику, которая охватила бы весь мир и помогла всем стать организованными. Методик много, с ними нужно экспериментировать.

№10. Тайм-менеджмент экономит время

Это не волшебная таблетка, а лишь инструмент. Да, вы сделаете дела вовремя, но только благодаря сосредоточенности и отсутствию отвлекающих факторов. Времени в ваши сутки данная техника никак не прибавит.

Техники тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент включает в себя множество различных инструментов и практик, позволяющих правильно организовывать время и повышать личную эффективность. Ниже я перечислю самые популярные техники.

Правило 10 минут

Если у вас есть задача, которую не хочется выполнять, просто скажите себе, что будете заниматься ей только 10 минут. После этого сразу же приступайте. Очень вероятно, что за это время вы втянетесь и с легкостью продолжите.

4D

Эта система позволяет сортировать входящие задачи на 4 категории. Данная техника подходит, если на вас наваливается много задач, а вы не понимаете, что с ними делать. Какими могут быть категории:

1 – Do (сделать). Сюда относятся суперважные задания, которые надо завершить в первую очередь, отложить или передать их коллеге нельзя.

2 – Delegate (делегировать). Это означает передачу задачи кому-либо – коллеге, помощнику или секретарю. Актуально, если выполнить задачу самостоятельно не получается.

3 – Delete (удалить). Сюда вносим входящие задачи, не имеющие важности и актуальности.

4 – это Delay (отложить). Здесь будут задачи, не требующие срочного выполнения. Только при откладывании следует задавать четкую дату для возвращения к делу.

Для долгосрочного планирования данная система не годится.

90 на 30

Суть этого инструмента – полтора часа заниматься делом, а затем полчаса отдыхать. Циклы повторяются. Сначала разгребайте приоритетные дела, затем приступайте к менее важным задачам. Техника подойдет тем, кто мыслит временными интервалами и отводит работе четко определенные промежутки.

Если понимаете, что сил работать полтора часа без перерыва нет, используйте другой вариант метода «90 на 30» – «52 на 17». В нем рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдыху отводится 17 минут.

Fresh or Fried

Этот инструмент управления временем подойдет тем, кто очень любит откладывать дела в долгий ящик и многое в итоге не успевает. Суть его – выполнить задачи с самого утра, после пробуждения. В это время мозг еще свеж и не успел нагрузиться. Вечером предыдущего дня необходимо составить список дел на утро. 

GTD

Аббревиатура GTD с английского расшифровывается как «Getting Things Done». Эта система ориентирована на последовательное завершение дел до самого конца. Она включает не только элементы тайм-менеджмента, но и работы с информацией. Подходит не всем, плюс требует этот метод большой дисциплины и систематизации. Вся поступающая информация должна записываться.

Как это работает – все входящие задачи вы записываете в одноименную папку, в Inbox. Периодически эту информацию необходимо сортировать и распределять по различным категориям. Содержание категорий можно определять самим.

Следующий уровень – присвоение каждому пункту, то бишь задаче, определенного статуса. Распределение идет по способу, схожему с системой 4D. Когда сортировка завершится, нужно приступить к выполнению.

При выполнении придерживаетесь следующих правил:

• В заданный промежуток выполнять только одно дело, никакой многозадачности.
• Записывать всю поступающую информацию, стараться не держать ничего в голове.
• Составлять конкретный план действий, а не абстрактный список дел.
• Информацию следует хранить максимально простым способом, чтобы в дальнейшем вам было проще найти ее.
• Любое препятствие надо воспринимать не как проблему, а как задачу, которая требует решения.

POMODORO

Название произошло от кухонного таймера, сделанного в виде помидора. С его помощью создатель техники Франческо Чирилло, готовился к экзаменам. Метод подойдет практически любому человеку, особенно для выполнения долгой и монотонной работы.

Как это работает – ставите таймер на 25 минут и выполняете в заданный промежуток определенную задачу. При этом ни в коем случае не отвлекаетесь ни на что, даже на коллег. После этого идет 5-минутный перерыв, и можно начинать новый цикл. Через каждые 4 цикла необходимо делать большой перерыв длительностью 30 минут, дабы не допустить переутомления.

Система крайне популярна, в соответствии с ней создано огромное количество приложений для смартфонов и компьютеров. 

Zero Inbox

Этот инструмент подразумевает полное очищение папки «Входящие». И это не только почта, но и любая другая рабочая информация и поступающие задачи.

Раз в день требуется садиться и сортировать содержимое папки, ничего при этом не пропуская. Что-то будет выполнено, что-то отложено, передано, удалено и так далее.

Способ подойдет тем, кто ведет активную переписку на работе и ощущает, что в ящике скопилось слишком много информации.

ZTD

ZTD – это упрощенная версия GTD, расшифровывается как «Zen to Done». Организация рабочего процесса в системе строится на таких действиях:

• Сортировка данных в разделе «Входящие».
• Быстрая обработка поступающих сообщений.
• Организация заметок по категориям в зависимости от их содержимого.
• Предварительное ежедневное планирование. 
• Концентрация на одной задаче.
• Создание простых, коротких и понятных списков дел.
• Ежедневное соблюдение режима.

Автофокус

Действовать в системе «Автофокус» надо так:

1. Записываете все, что намечается.
2. Неспешно читаете все пункты, пока взгляд не зацепится за один из них.
3. Если почувствовали, что хотите заниматься этим делом, немедленно приступайте к нему.
4. Закончили – вычеркивайте пункт из списка и идете дальше по той же схеме.

Это прекрасный вариант для творческих людей, которые не желают следовать четко намеченному плану. Для случаев, когда есть строгие внешние обязательства и заданные сроки, эта методика не подойдет.

Временные блоки

Метод учитывает время, которое отводится на выполнение дела, и подходящий для этого момент. Вы заранее выделяете временной интервал на выполнение каждого дела и не занимаетесь в это время ничем другим.

Похоже на распорядок дня, но тут приоритетна концентрация на задаче. Система временных блоков подойдет дисциплинированным людям, которые умеют грамотно планировать время и придерживаться установленного графика.

Закон Паркинсона

Суть закона в том, что одно задание выполняется за строго отведенное время. Даже если это можно сделать быстрее, все равно выкладываться необходимо в точно установленные сроки.

Канбан

Схема «Канбан» работает так: нужно начертить таблицу, состоящую из трех столбцов, и вписать в нее все задачи. Первый столбец – это то, что необходимо сделать. Второй – то, что выполняется в данный момент. А в третьем содержится все, что завершено. В соответствии со статусом выполнения задания постепенно переносятся из одного столбца в другой.

Самый главный плюс «Канбана» — это наглядность. Можно использовать маркерную доску и добавлять какие-то мелкие заметки в виде стикеров. Или нарисовать другие столбцы – они могут обозначать разные этапы завершения одного проекта или цикла.

Система годится для использования как в личных, так и корпоративных целях. Ее, кстати, можно совмещать с другими техниками тайм-менеджмента.

«Канбан» часто внедряют в различных компаниях. Хороший инструмент, работающий по данной технике – Trello. В Комьюнити уже рассказывали о том, как им пользоваться.

Лягушки или слоны

Их называют по-разному, но все подразумевают под «лягушками» и «слонами» важные, большие и не самые приятные дела. Если говорить о «лягушках», то этот термин впервые упомянул эксперт в психологии успеха Брайан Трейси. Он рекомендует с утра приступать сразу именно к таким делам, называя это «поеданием лягушки».

Матрица Эйзенхауэра

Все дела по этой технике нужно распределять по 4 группам в соответствии с их важностью и срочностью. На изображении выше показано, как это работает. Данная матрица только помогает отсортировать входящие по указанному методу, но никак не организует рабочий процесс – для этого лучше использовать другие техники.

Правило Парето

Правило гласит – 20% всех поступающих задач приносят 80% результата, а оставшиеся 80% приносят только 20% результата. Главное – понять, какие дела входят в эти 20%, и сфокусироваться именно на них.

Принцип девяти дел

Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач.

При таком сочетании день будет максимально продуктивен, а к концу дня вы не будете чувствовать сильной усталости. Кроме того, в конце рабочего дня очень легко подводить итоги по этому принципу.

Метод универсален, он подойдет для тех, кто ориентируется не на время, а на приоритет заданий и качество их выполнения.

Принцип трех дел

Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному.

Система Тима Ферриса

Принцип основан на двух других техниках – на правиле Парето и законе Паркинсона. Вы делаете 80% дел за 20% рабочего времени, при этом выполняете их в строго отведенный промежуток.

Система Тима Ферриса подойдет людям с гибким рабочим графиком, которые планируют рабочий день на свое усмотрение.

Наемным работникам со стандартным графиком внедрить ее будет несколько труднее, но попробовать можно.

Хронометраж

Эта система подойдет тем, кто не успевает ничего сделать за день и осознает это только под вечер. «Хронометраж» включает два этапа.

На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации.

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем | РБК Тренды

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять.

По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией.

Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией.

Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3].

При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение.

Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас.

Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать.

Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования».

Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8].

Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить.

Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так ( bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям.

По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели.

Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Что такое тайм-менеджмент: 15 важнейших навыков управления временем

Тайм-менеджмент — это термин, который мы часто слышим в повседневной жизни, но мало кто знает, что за ним стоит целая система эффективного управления временем.

Ежедневно мы тратим не менее 6-9 часов на сон, еще 2 часа на приготовление и прием пищи. Добавьте сюда 3-4 часа на дорогу, задержки в пути и другие мелкие непредвиденные проблемы. Остается всего 10-12 часов, а иногда и того меньше, на выполнение рабочих задач, учебу, хобби, уход за собой, общение и досуг в кругу семьи. Праздники и торжества — это совсем другая история.

Чтобы справляться с напряженным рабочим графиком в ограниченный промежуток времени, не испытывая при этом чрезмерного стресса, необходимо развивать навыки тайм-менеджмента.

Из этой статьи вы узнаете, что такое тайм-менеджмент и как его использовать, чтобы максимально эффективно проживать каждый свой день. А если хотите более серьезно заняться управлением временем, посмотрите нашу подборку лучших курсов тайм-менеджмента.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это процесс планирования и организации времени, отводимого на конкретные виды деятельности, задачи или проекты с целью максимизировать их эффективность, результативность и успешность. Овладение этой технологией позволит вам как можно продуктивнее использовать каждый день и достигать поставленных целей в ограниченное время.

Однако не стоит понимать тайм-менеджмент как попытку втиснуть в дневной график как можно больше задач или использовать каждую минуту с выгодой для себя. Речь также не идет о том, чтобы составлять чрезмерно жесткое или неизменное расписание и жертвовать здоровьем и благополучием ради того, чтобы успеть сделать как можно больше.

В тайм-менеджменте нет универсальных решений. То, что работает для одного человека, может не подойти другому. Поэтому так важно определить стратегию управления временем, которая соответствует вашим личным потребностям и конкретным обстоятельствам.

Кроме того, учитывайте возможные задержки, срывы и непредвиденные обстоятельства. Помните: справиться с ними вам позволит гибкость и адаптируемость.

“Не научившись управлять временем, мы не сможем управлять ничем другим”, — Питер Ф. Друкер

Эта цитата классика менеджмента Питера Друкера подчеркивает важность управления временем как основополагающего навыка для достижения успеха во всех сферах жизни. Если мы не научимся эффективно управлять своим временем, нам будет трудно достигать поставленных целей и управлять другими ключевыми аспектами нашей жизни, такими как карьера, отношения и здоровье.

Почему важно овладеть тайм-менеджментом?

Эффективный тайм-менеджмент помогает находить адекватные ответы на вопросы: как тратить свое время, какие задачи ставить в приоритет и когда их выполнять.

Умение эффективно управлять временем позволяет повысить производительность труда, выполняя больше задач за меньшее время.

Вы можете снизить уровень стресса, рационально используя время и избегая проволочек, пропущенных сроков и спешки в последнюю минуту.

Согласно опросу TimeWatch, 91% респондентов согласились с тем, что эффективный тайм-менеджмент снижает стресс на работе и повышает производительность, а 86% считают его средством повышения концентрации на задачах.

Кроме того, эффективный тайм-менеджмент помогает в достижении целей, выделяя достаточно времени для регулярной работы над ними. Определение четких приоритетов и концентрация на самых важных задачах позволяет успешно продвигаться к намеченным целям и своевременно их достигать.

Вам интересны интернет-маркетинг и продвижение бизнеса в интернете? Подписывайтесь на наш Telegram-канал!

Еще один важный аспект тайм-менеджмента заключается в обеспечении баланса между работой и личной жизнью. Расставляя приоритеты и эффективно управляя своим временем, вы сможете уделять должное внимание как профессиональным, так и семейным обязанностям.

В итоге овладение навыками тайм-менеджмента поможет вам стать продуктивнее, улучшить качество жизни и добиться большего успеха во всех сферах деятельности.

Воспользуйтесь этой подборкой из 15 навыков тайм-менеджмента как руководством по повышению личной эффективности.

1. Постановка SMART-целей

SMART-цель должна быть не только конкретной, измеримой, актуальной и достижимой в определенный срок, но и убедительной, чтобы не возникало сомнений в необходимости ее достижения. Таким образом, ставя перед собой разумные цели, вы сосредоточитесь на самых важных задачах и избежите пустой траты времени.

Вы даже можете контролировать свой прогресс и сохранять мотивацию, разбивая цели на более мелкие и легко выполнимые задачи.

2. Расстановка приоритетов

Обычно расстановкой приоритетов считают способность упорядочивать и выполнять задачи в зависимости от их продолжительности, срочности, важности, реализуемости и результативности. К этому набору факторов стоит добавить количество затрачиваемой энергии.

Многие стратегии повышения продуктивности, такие как тайм-менеджмент и планирование, акцентируются на времени и способах его эффективного управления. Однако в этой модели не хватает важного компонента — человеческой энергии.

Уровень нашей энергии и сосредоточенности — величина непостоянная. Нестабильная энергия может снижать способность управления временем. Планирование серии высокоэнергетических действий, таких как визуализация идей и мозговой штурм, выглядит многообещающе на бумаге, но будет ли безотказно работать?

Чтобы эффективно расставлять приоритеты, учитывайте умственную энергию, необходимую для выполнения задач, а также ограничения по времени, чтобы не исчерпать все свои силы и не стать непродуктивным.

3. Использование “часа силы”  

“Час силы” — это метод тайм-менеджмента, который предполагает выделение примерно 60 минут в день, чтобы сосредоточиться на выполнении наиболее важных задач.

Начинайте каждый день с определения первостепенных задач и времени вашей максимальной продуктивности. В течение “часа силы” исключите все отвлекающие факторы и сосредоточьтесь только на поставленной задаче. Этот метод позволит вам добиться значительного прогресса и достичь большего за меньшее время.

4. Объединение соотносимых задач

Объединение соотносимых задач означает группирование однонаправленных действий и их завершение в один срок или в одно и то же время. Этот прием поможет оптимизировать рабочий процесс и сократить время и энергию, необходимые для переключения с одной задачи на другую.

Например, редактору психологического сайта можно было бы распределить свою работу по пяти направлениям:

• написание статей;
• коучинг;
• разработка семинаров;
• развитие бизнеса;
• администрирование.

Путем группирования соотносимых задач вы повысите свою эффективность, достигнув синергетического эффекта.

Подпишитесь на авторский телеграм-канал про предпринимательство в России.

5. Делегирование задач

Делегирование задач — эффективная техника тайм-менеджмента, которая подразумевает поручение задач другим людям, способным их выполнить. Делегирование — это не уклонение от своих обязанностей. Наоборот, оно означает, что вы понимаете, как управлять своими задачами с максимальной выгодой.

Делегирование позволяет высвободить время, чтобы сосредоточиться на приоритетных видах деятельности. Делегируя задачи, вы можете уменьшить рабочую нагрузку, избежать стресса и повысить продуктивность.

6. Планирование задач

В отличие от записи задач, помогающей разгрузить память и снизить стресс, планирование задач гарантирует, что они будут выполнены в назначенный час.

Определяя сроки выполнения задач, вы сможете эффективнее распорядиться своим временем, не тратя его на пустяки. Планирование задач также поможет избежать прокрастинации, поскольку вы с большей вероятностью будете начинать и завершать выполнение задач в назначенное время.

7. Установление дедлайнов

Установление дедлайнов внушает осознание безотлагательности намеченных сроков и позволяет сконцентрироваться на выполнении задачи или проекта.

Установление дедлайна для конкретной задачи также поможет разбить ее на более мелкие, более управляемые части и составить график выполнения каждой из них.

8. Блокировка отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы — один из главных убийц продуктивности. Телефонные звонки, электронная почта, уведомления в социальных сетях могут существенно повлиять на вашу способность оставаться сосредоточенным и выполнять работу в срок.

Вы будете лучше расставлять приоритеты и распределить свое время, блокируя отвлекающие факторы. Можно, к примеру, выключить телефон или настроить его в авиарежиме, отключить уведомления на компьютере или организовать работу в тихом месте, недоступном для внешних помех.

9. Преодоление прокрастинации

Прокрастинация — это склонность откладывать первоочередные задачи в пользу менее важных или несрочных дел. Подобная практика снижает производительность и повышает уровень стресса.

Поскольку прокрастинация вызывается разными факторами, борьба с ней может оказаться сложной задачей. Чтобы преодолеть прокрастинацию, необходимо сначала понять, почему вы медлите с выполнением важных задач, а затем устранить первопричину отсрочек.

10. Избегание многозадачности

Многие считают многозадачность эффективным способом выполнения работы. Но дело в том, что мы продуктивнее, если концентрируемся на одной задаче за раз. Когда вы переключаетесь с одной задачи на другую, ваш мозг должен каждый раз перефокусироваться, что может истощать умственную энергию. В результате качество работы снижается, и на его выполнение уходит больше времени.

Ученые Джошуа Рубинштейн, Джеффри Эванс и Дэвид Мейер провели четыре эксперимента, в которых молодые люди переключались между такими задачами, как решение проблем и классификация геометрических объектов. Когда участники экспериментов переключались с одной задачи на другую, они теряли время, необходимое для выполнения всех задач.

Чтобы лучше управлять временем, переходите от многозадачности к монозадачности.

11. Умение говорить “нет”

Если человек не умеет отвечать отказом на просьбы или требования, он начинает брать на себя больше, чем готов выполнить. Это может привести к чрезмерным обязательствам и неспособности сосредоточиться на важных задачах.

Многие опасаются, что отказ будет расценен как проявление эгоизма, хотя это один из самых эффективных способов позаботиться о себе и своем времени. Усвоив это, вы обнаружите, что у вас больше энергии уходит на выполнение важных дел, что в конечном итоге оценят окружающие.

Если чувствуете, что у вас и так слишком много работы, вежливо откажитесь от новых заданий. Кроме того, прежде чем соглашаться на дополнительную работу, просмотрите список своих дел.

12. Использование эффекта рычага

Феномен существенного увеличения результирующих показателей при небольшом сокращении усилий называется эффектом рычага. Определив области, где небольшие усилия могут дать значительные результаты, вы будете продуктивнее управлять своим временем и эффективнее достигать своих целей.

Помимо делегирования задач, эффективным методом рационального использования времени является автоматизация. Вы можете сэкономить время и сосредоточиться на более важных задачах, автоматизировав повторяющиеся или рутинные задачи. Используйте смарт-инструменты и программное обеспечение для автоматизации таких задач, как составление расписания, ввод данных, управление проектами.

13. Учет рабочего времени

Учет рабочего времени — это метод отслеживания количества часов, затраченных на выполнение определенных задач или видов деятельности. Он позволяет понять, как расходуется рабочее время, выявить области, где оно тратится впустую, и внести коррективы для повышения производительности.

Отслеживая свое рабочее время, вы станете более экономно его тратить. Кроме того, сможете легко определить задачи, на которые уходит больше времени, чем ожидалось, и найти способы упорядочить эти задачи или устранить отвлекающие факторы, мешающие их выполнению.

14. Регулярное устраивание перерывов

Хотя перерывы в работе кажутся чем-то нелогичным, на самом деле короткие заранее спланированные тайм-ауты могут повысить производительность труда.

Перерывы — это возможность для мозга отдохнуть и подзарядиться энергией, что позволяет повысить концентрацию внимания. Люди, работающие в течение длительного времени без перерывов, часто переутомляются и перестают быть эффективными.

Во время перерывов занимайтесь деятельностью, которая способствует расслаблению и возвращает бодрость духа. Это может быть прогулка, упражнения на растяжку, медитация, любимое хобби или просто интересное занятие.

15. Грамотное снятие стрессов

Люди, испытывающие стресс, чаще отвлекаются, работают непродуктивно и неэффективно используют свое время. Они либо с трудом сосредотачиваются на задачах, либо полностью избегают их выполнения, что приводит к потере времени и срыву сроков.

Стресс, согласно некоторым исследованиям, оказывает широкий спектр воздействия на нервную систему человека и может привести к структурным изменениям в различных частях мозга. Хронический стресс чреват атрофией мозга и потерей веса.

Независимо от того, вызван ваш стресс работой или личными обязательствами, главное — понять, что подходит именно вам для смягчения стрессовой реакции. Попробуйте несколько дыхательных техник для быстрого снятия стресса. Они занимают всего несколько минут и, как было доказано, снижают уровень гормонов, вызывающих стресс.

Заключение

Тайм-менеджмент — это система важнейших навыков, которую вы должны освоить, чтобы повысить свою продуктивность и достичь поставленных целей.

Развивая перечисленные выше навыки тайм-менеджмента, вы сможете более эффективно использовать свое время, расставлять приоритеты в выполнении задач и добиваться большего за меньшее время. В итоге вы научитесь снимать стрессы, достигать баланса между работой и личной жизнью, жить более полноценной жизнью.