Какие документы проверяет трудовая инспекция — В законе нет точного списка документов, которые требуют инспекторы при проверке. Это могут быть любые документы по кадрам и охране труда за любой период. В приказе о проведении проверки указывают список документов, которые понадобятся. Их нужно привести в порядок и подготовить заранее. Пример того, что может запросить ГИТ:
- учредительные документы;
- трудовые договоры с сотрудниками;
- личные карточки;
- должностные инструкции;
- штатное расписание;
- приказы, например при приеме и увольнении;
- трудовые книжки, если они есть;
- документы об оплате труда, например положение об оплате труда;
- график отпусков;
- расчетные листки;
- больничные листы;
- положение о защите персональных данных;
- табели учета рабочего времени.
Если тема проверки — требования по охране труда, инспекторы могут запросить, например, журнал регистрации инструктажа на рабочем месте или протоколы проверки знаний требований охраны труда работников.
Что проверяет инспекция труда?
Что проверяет трудовая инспекция — Государственная инспекция труда, сокращенно — ГИТ, проверяет, как работодатели соблюдают Трудовой кодекс и правила охраны труда: верно ли оформляют документы, есть ли задержки в выплате зарплаты и в каких условиях трудятся работники.
Если инспекция найдет нарушения, то выпишет работодателю предписание, по которому он обязан будет их устранить. Если проигнорировать предписание, инспекторы придут снова и накажут строже. Проверить работодателя могут двумя способами: запросить документы или приехать по юридическому адресу. В первом случае это называют документарной проверкой, во втором — выездной.
Документарная проверка. В этом случае трудовой инспектор не приезжает в компанию, а запрашивает документы удаленно. Работодатель должен прислать нужные документы по эл. почте, обычной почтой, курьером или самостоятельно привезти по адресу трудовой инспекции.
Документы нужно отправить в течение 10 рабочих дней. Оригиналы отправлять не обязательно, достаточно заверенных копий с подписью ИП, руководителя компании или доверенного лица. Если предоставленной информации недостаточно, трудовая пришлет официальный запрос на предоставление дополнительных сведений. Эти документы нужно также отправить за 10 рабочих дней.
В случае если трудовую инспекцию не убедят документы, назначат выездную проверку. Выездная проверка. При выездной проверке инспекторы приедут на место работы: в офис, больницу, школу или на завод. Например, на работодателя поступила жалоба о том, что в компании по производству красок сотрудникам не выдают рабочую обувь.
Проверяющие приедут на производство, посмотрят, в каких условиях работают сотрудники, и могут задать им уточняющие вопросы. Обе проверки могут проходить как в плановом режиме, так и во внеплановом. Плановая проверка. Ежегодно Роструд публикует план проверок, где указывает тех работодателей, к которым придут проверяющие.
О такой проверке работодателям напоминают за три рабочих дня. Плановые проверки проводят в зависимости от присвоенной работодателю категории риска. Чем выше риск работодателя, тем чаще его проверяют:
- Высокий риск — раз в 2 года.
- Значительный риск — раз в 3 года.
- Средний риск — раз в 5 лет.
- Умеренный риск — раз в 6 лет.
Если работодателя относят к категории низкого риска, то плановых проверок не проводят. К таким работодателям могут приехать только с внеплановой проверкой. Внеплановая проверка. Причин для внеплановой проверки может быть две:
- Жалоба сотрудника или группы сотрудников.
- Истек срок предписания на устранение нарушений. Это значит, что трудовая инспекция ранее приходила с проверкой, выявила нарушения и потребовала их устранить в положенный срок, чего работодатель не сделал.
В этом случае работодателя должны уведомить не позднее чем за сутки до начала проверки. Исключение — если жизни и здоровью сотрудников угрожает опасность.
Какие полномочия имеет Государственная инспекция труда?
Какие документы проверяет трудовая инспекция при проверке? Здравствуйте! Основными полномочиями государственной инспекции труда являются осуществление государственного надзора и контроля за соблюдением работодателями трудового законодательства, федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ, содержащих нормы трудового права, посредством проверок.
Руководствуясь статьями 353 и 356 Трудового кодекса, сотрудники государственной инспекции труда проверяют соблюдение организациями и предпринимателями трудового законодательства. Контроль за исполнением законодательства в сфере труда осуществляется в виде проверок, и чаще всего они связаны с наличием и правильностью оформления целого ряда документов.
Трудовое законодательство постоянно изменяется, но есть основные моменты, на которые инспекция труда в ходе проверки всегда обращает особое внимание: это, например, наличие в организации трудовых договоров в письменной форме со всеми работниками, правильность заполнения трудовых книжек, наличие правил внутреннего трудового распорядка, режима рабочего времени и времени отдыха Следует заметить, что предусмотренное Трудовым кодексом ведение кадровой документации прежде всего устанавливает необходимость документирования трудовых отношений в соответствии с законодательством.
- Именно соблюдение законодательства является основным требованием федеральной инспекции труда к ведению кадровой документации.
- Инспекторы требуют, чтобы все документы кадрового учета, учета рабочего времени и оплаты труда были оформлены по унифицированным формам согласно постановлению Госкомстата от 5 января 2004 г.
№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты». Согласно ст.357 ТК РФ, инспектор имеет право запрашивать у работодателей и получать от них объяснения, информацию, документы, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций.
Все документы должны быть предъявлены в подлинниках. Трудовая инспекция проводит как целевые, так и комплексные проверки. Если проверка целевая, инспекторы не вправе выходить за рамки предмета проверки. Например, если предметом проверки является соблюдение порядка выплаты заработной платы, то вопросы соблюдения норм охраны труда инспекторы проверять не вправе.
Чтобы проверить, соблюдает ли фирма трудовое законодательство в целом, проводят комплексную проверку. В этом случае инспектор вправе потребовать предъявить целый ряд документов, но поскольку кадровых документов достаточно много, выделим самые основные: Трудовой договор.
Трудовые договоры должны быть заключены со всеми работниками и подписаны в двух экземплярах: один выдается работнику, другой хранится в организации в личном деле работника. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя, либо в журнале учёта выданных экземпляров с подписями сотрудников.
Все страницы договора должны быть подписаны работником и работодателем. После подписания трудовой договор в обязательном порядке должен регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров с работниками организации. К трудовым договорам с работниками инспекторы предъявляют особые требования.
- Договоры должны содержать все условия, предусмотренные статьёй 57 Трудового кодекса.
- Кадровые приказы.
- На предприятии должны быть приказы: о приеме на работу; о переводе; об отпусках; об увольнении; о командировке; о поощрении; о дисциплинарных взысканиях; о сверхурочных работах; об отстранении от работы; о временном переводе (производственная необходимость).
Сотрудник должен быть ознакомлен с тем или иным приказом под расписку с указанием даты ознакомления. Проверяют инспекторы и основания к приказам (заявления, акты, докладные и т.д.). Трудовые книжки. Инспекторы проверяют наличие трудовых книжек на всех работников, правильность их оформления, хранения и учета.
- Работодатель обязан оформлять трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в компании свыше 5 дней.
- Оформление трудовой книжки, внесение записей осуществляются в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждаются Постановлениями Правительства РФ и другими нормативными документами.
Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью организации. Записи вносятся после издания приказа, не позднее недели, а при увольнении – в день увольнения в соответствии со статьями ТК.
Проверяющие сверяют записи в трудовых книжках с приказами о приеме на работу, о переводе на другую работу или назначении на новую должность. Прием на работу в обязательном порядке должен оформляться приказом работодателя, с которым работник знакомится под роспись. Трудовые книжки должны храниться на предприятии с соблюдением условий, исключающих свободный доступ к ним, в постоянно запертом сейфе, несгораемом шкафу, которые должны стоять в кабинете отдела кадров или руководителя организации.
По требованию работника можно выдать только заверенную копию трудовой книжки, ее нельзя выдавать на руки. На предприятии должен вестись журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним (данный документ утверждён постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г.
69), в котором отмечаются получение книжки с указанием ее реквизитов при приеме на работу и выдача при увольнении под роспись. Инспекторы проверяют, правильно ли он заполнен, верны ли даты, имеются ли подписи работников. Нарушениями являются: оформление трудовых книжек ненадлежащим образом, отсутствие росписи работника об ознакомлении с записями в трудовой книжке, её несвоевременная выдача уволенным работникам.
Правила внутреннего трудового распорядка. Должны быть разработаны в любой организации, а сотрудники должны быть ознакомлены с ними под расписку при приеме на работу. В правилах устанавливаются: права, обязанности и ответственность сторон трудовых отношений, порядок приема на работу и увольнения работников; режим работы; перерывы на отдых и питание; отпуска; порядок выплаты заработной платы.
Инспекторы проверяют, не содержится ли в правилах внутреннего трудового распорядка условия, ухудшающие положение работника. Штатное расписание. Должно быть оформлено по унифицированной форме, и содержать наименования должностей в каждом структурном подразделении, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание должно утверждаться приказом работодателя или уполномоченным им лицом. Оно должно обновляться каждый раз при изменении структуры предприятия. Названия должностей и профессий, указанные в трудовых договорах, должны соответствовать штатному расписанию.
График отпусков. Работодатель обязан составлять график отпусков по унифицированной форме, утверждаемый руководителем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. С графиком отпусков работник должен быть ознакомлен под расписку. Изменения в графике отпусков оформляются приказом. График сменности.
График сменности составляется в обязательном порядке, если работа в организации посменная. Сотрудники должны быть ознакомлены с графиком не позднее, чем за месяц до его утверждения. Правила и инструкции по охране труда. Правила и инструкции по технике безопасности должны быть составлены и доведены, под роспись, до сведения работников в момент приема на работу до подписания трудового договора.
В организации, в которой работает более 100 человек, должна быть служба по охране труда или специалист по охране труда. Положение о защите персональных данных работников, их права и обязанности в этой области. В положении должны содержаться указания о способах и порядке сбора, обработки, хранения, уничтожения персональных данных работников, общие положения о способах защиты данных.
Государственная инспекция труда. Бесплатно и без проблем защити свои права.
Работник должен быть ознакомлен с ним под роспись. Табель учета рабочего времени. Ведение табеля учета рабочего времени обязательно для предприятий всех форм собственности. В нем должны учитываться все виды затрат рабочего времени, включая сверхурочную работу, а также работу в выходные и праздничные дни.
- В табеле также должно учитываться рабочее время сотрудников со льготами, несовершеннолетних.
- Личная карточка.
- Личная карточка по унифицированной форме должна заводиться на каждого штатного работника при поступлении на работу.
- Все изменения условий занятости должны своевременно заноситься в эту форму со ссылкой на приказ руководителя предприятия.
Личные карточки хранятся только в отдельных делах (папках). Регистрация личных карточек обязательно ведется в отдельном журнале. Документы по выплате заработной платы и иных выплат, связанных с трудовыми отношениями. Инспекторов интересует, вовремя ли организация выплачивает сотрудникам зарплату, правильно ли рассчитывает отпускные, в связи, с чем проверяются платежные ведомости, расчетные листы, положение об оплате труда.
- По результатам проверки инспекторы составляют акт по установленной форме, к которому в обязательном порядке прилагаются документы, подтверждающие наличие или отсутствие нарушений (например, протоколы проведенных исследований и экспертиз, объяснения работников).
- Акт проверки составляется в двух экземплярах, один из которых с копиями приложений получает руководитель под расписку об ознакомлении.
В случае выявления нарушений, инспекторы выдают организации предписание с указанием устранить их. Cледует обратить внимание, что согласно статьям 353 и 356 Трудового кодекса отсутствие кадровой документации или несоблюдение требований по ее ведению дают инспекторам право привлечь виновных к ответственности.26 апреля 2012, 10:18 Читать подробнее: Какие документы проверяет трудовая инспекция при проверке?
Какие документы нужны для проверки трудовой инспекции?
Правила оформления основных документов по трудовым отношениям — Необходимо учитывать, что рано или поздно любого работодателя ожидает проверка трудовой инспекции. Документы для нее необходимо подготовить заблаговременно. Они должны соответствовать всем требованиям законодательных актов.
- Содержание договора не должно противоречить положениям, В текст обязательно включаются следующие условия:
- место работы;
- трудовая функция работника;
- дата начала работы;
- условия оплаты труда;
- режим рабочего времени (времени отдыха);
- условия, касающиеся обязательного социального страхования работника;
- другие условия, согласно трудовому законодательству.
Договор составляется в письменной форме и подписывается работником и работодателем (уполномоченным представителем), а также скрепляется печатью (при ее наличии).
- Составляется ежегодно, с ним необходимо ознакомить всех работников под роспись. Иногда бывает, что сотрудникам отдых предоставляется не по установленному графику. В таком случае работодатель рискует получить наказание за нарушение трудового законодательства. Приказ об отпуске подписывается не позднее, чем за две недели до начала отпуска, сотрудник должен быть обязательно с ним ознакомлен.
- Порядок ведения, а также хранения трудовых книжек установлен соответствующими Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ.
- Документы, касающиеся выплаты заработной платы
Работодателю следует очень внимательно отнестись к вопросу выплаты заработной платы. Она должна выплачиваться работникам своевременно и в полном объеме. Выплаты должны фиксироваться в специальных документах (зарплатных ведомостях, расчетных листках и т.д.). При нарушении размеров и сроков выплат работодатель может быть привлечен к ответственности.
Что нужно знать о плановых проверках Государственной инспекции труда?
- Обучение по ОТ
- Обеспечение электробезопасности
К плановым проверкам государственной инспекции труда российские компании уже привыкли. Получая уведомление о готовящемся визите инспектора, они готовят обычный список документов – локальные нормативные документы, трудовые договоры, графики отпусков и прочие.
- обучение в области охраны труда ;
- обеспечение требуемого уровня электробезопасности;
- проведение спецоценки условий работы.
