ГлавнаяБиблиотекаНастольная книга прокурора: Организация делопроизводства и рассмотрения обращений граждан в прокуратуре города (района)

Настольная книга прокурора: Организация делопроизводства и рассмотрения обращений граждан в прокуратуре города (района)

07 ноября 2006, 14:01

        
I.3.1. Понятие делопроизводства в прокуратуре района.
 
 

Делопроизводство в органах прокуратуры[1]
Это деятельность, обеспечивающая совокупность работ по документированию и осуществлению документооборота в прокуратуре Согласно Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации[1] (утверждена приказом Генерального прокурора РФ от 28 декабря 1998 г.) ответственность за организацию делопроизводства в городских и районных прокуратурах возлагается на прокуроров городов (районов), которые должны обеспечить изучение работниками Инструкции и осуществлять контроль за ее исполнением. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты (заведующие канцеляриями) и другие работники канцелярий. Все работники прокуратуры несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.

От оперативности обработки и четкости движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для принятия прокурорского или следственного решения. Поэтому необходимо уделять большое внимание рациональной организации документооборота[2], сократив до минимума сроки прохождения документов из канцелярии прокуратуры до конкретного исполнителя.
 
 
Вся документация делится на три документопотока:
1) входящие (поступающие) документы;
2) исходящие (отправляемые) документы;
3) внутренние документы.
Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота конкретной организации. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:
 
прием и первичная обработка документов
↓
предварительное рассмотрение и распределение документов
↓
регистрация
↓
рассмотрение документов прокурором
↓
контроль за исполнением
↓
информационно-справочная работа
↓
исполнение документов и отправка
↓
подшивка документов в дело
 
 

Прием и первичная обработка входящих документов
Движение документа в прокуратуре начинается с приема его сотрудником канцелярии.

Имеет ли право напрямую, минуя канцелярию, кто-то из сотрудников прокуратуры принять документ? Ответ отрицательный. Если следователю принесли документ, который имеет отношение только к уголовному делу, находящемуся в его производстве, он должен рекомендовать сдать его в канцелярию для регистрации. Незарегистрированный документ в материалы уголовного дела не должен попадать, у всякого знакомящегося с материалами возникает вопрос, как он туда попал, через кого. Обращения, прочие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме, при выезде в другие прокуратуры, учреждения и организации или доставленные нарочным, передаются в экспедицию не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.

Первичная обработка документа заключается, прежде всего, в проверке правильности доставки, целостности упаковки и наличии вложений. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается по принадлежности либо возвращается в почтовое отделение. Сотрудник канцелярии проверяет правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов, наличие приложений. При отсутствии листов или приложений ставится в известность отправитель письма и составляется акт в трех экземплярах. Первый экземпляр посылается отправителю, второй – приобщается к документу, третий – остается в канцелярии. Такой же акт рекомендуется составлять при обнаружении денег, акций, иных ценных бумаг и материальных ценностей (см. образец).
 
 

Акт
«___» ___________ 200__ г. Город____________________
Мы, нижеподписавшиеся сотрудники общего и особого делопроизводства
прокуратуры города (района)
 
составили акт в том, что при вскрытии почтового отправления______________________________________________________оказались: ______________________________________________________________
 (деньги, другие ценные вложения, недостающие вложения)
 
Настоящий акт составлен в трех экземплярах.
Подписи:
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Особенно важна эта операция по документам, которые в дальнейшем будут приобщены к материалам уголовного дела с тем, чтобы не было претензий к следователю, что часть материалов он «утаил», не приобщил к делу.

При вскрытии корреспонденции необходимо сохранять конверт или ту часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, в случаях: если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (исковые заявления, судебные повестки, жалобы граждан, кассационные жалобы и протесты); если на документе вообще отсутствует дата; если дата документа или его регистрации существенно отличается от даты получения документа; если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта; если в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте. В таких случаях конверт присоединяется к документу и вместе с ним поступает в дело.
Полученные документы затем распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых проставляется отметка о поступлении – в виде штампа автоматическим нумератором. Штамп с указанием даты поступления проставляется на обращениях граждан на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы; на документах, поступивших из учреждений, – на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа; на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию (пакеты с пометкой “лично”), – на обратной стороне конверта. Ценные письма, бандероли и посылки, поступающие в прокуратуру, учитываются в Книге учета ценных писем, бандеролей, посылок.

Предварительное рассмотрение и распределение документов

Это установление структурного подразделения (должностного лица), куда (кому) следует передать на рассмотрение или исполнение документ (их складывают в специальные папки). Работник канцелярии в случае необходимости приобщает к поступившему документу наряд с предыдущей перепиской по данному вопросу. Документ, имеющий конкретную фамилию адресата, название структурного подразделения, сразу передается исполнителю.
Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, а срочных документов – немедленно.
Необходимо отметить следующее обстоятельство. Лицо, предварительно рассматривающее документы, в силу выполняемых им обязанностей, получает доступ ко всей поступающей в прокуратуру документации. Этот сотрудник должен пользоваться доверием, строго соблюдать служебную этику и хранить служебную тайну. Утечка информации по конкретному проверочному материалу, уголовному делу может значительно осложнить ход проверки, расследования.
 

Регистрация документов
Это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем присвоения ему порядкового номера. Регистрация и учет поступающих в прокуратуру обращений должны проводиться в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (п. 2.3.2).

Регистрация преследует цели учета документов, контроля за их исполнением и справочной работы по документам. Регистрация придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ (например, приказ, представление, протест) не зарегистрирован, не получил своего номера, не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, прокуратура за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства прокуратуры и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика “Для обращений и заявлений”, регистрируется в общем порядке.
Поступающая в органы прокуратуры корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа в алфавитной или ведомственной картотеке.
Входящие документы следует регистрировать только на карточках либо компьютерах. Журнальная форма регистрации не должна применяться ввиду ее серьезных технологических недостатков: формального характера закрепления документа за валовым порядковым номером, сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы, обязательной многократной регистрации и отсутствия возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.
В районных прокуратурах, где ежегодный документооборот не превышает 200 единиц, допускается регистрация в книгах с указанием всех данных, предусмотренных карточками (п. 2.3.1.2 Инструкции).
Документы регистрируются один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания.
Регистрация, учет обращений и жалоб, а также заявлений, сообщений и сигналов о преступлениях имеют свои особенности 1.
Регистрация, учет обращений и жалоб производятся в соответствии с правилами, изложенными в п. 2.3.2 Инструкции по делопроизводству, а регистрация заявлений, сообщений и сигналов о преступлениях в прокуратуре – в соответствии с п. 2.3.5 Инструкции по делопроизводству. Поступающие в прокуратуру города (района) обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке. Алфавитная карточка должна заводиться на лицо, по делу которого поступило обращение, а ссылочная карточка – на заявителя, если обращение поступило не от самого лица. Заявления, сообщения и сигналы о совершенном или подготавливаемом преступлении либо о признаках преступного деяния регистрируются в книгах № 1 и 2.
В книге № 1 регистрируются сообщения руководителей государственных, общественных учреждений, организаций, предприятий, акционерных обществ, финансовых и коммерческих структур и заявления граждан о совершенных или готовящихся преступлениях, поданные в установленном законом порядке.
В книге № 2 регистрируется иная информация (сигналы) о преступлениях: сообщения по телефону, телеграфу, телетайпу и иным средствам связи, а также информация в виде магнитных записей, видеозаписей и др.
Если сообщение по телефону, зарегистрированное в книге № 2, заявитель подтвердит при явке в прокуратуру (письменное заявление либо протокол устного сообщения), то эта информация переносится в книгу № 1, о чем в книге № 2 делается отметка.
Регистрация должна производиться в течение суток после принятия решения руководителем прокуратуры (подразделения) о порядке проверки заявления или сигнала о преступлении. Заявления и сообщения о преступлениях, учтенные в книге № 1, регистрируются в алфавитной картотеке. При этом алфавитные карточки заводятся на лиц, которым вменяется в вину совершение преступления, а ссылочные – на лиц, от которых они поступили.
Анонимные заявления, из которых усматривается совершение или приготовление к совершению преступления, учитываются в книге № 2 и направляются в органы МВД и другие правоохранительные органы для оперативного использования. Остальные анонимные письма и заявления не регистрируются, разрешению не подлежат и списываются в надзорное производство.
Если информация о преступлениях и происшествиях приобщается к находящимся в производстве уголовным делам или проверочным материалам, то в книгах № 1 и 2 делаются соответствующие отметки.
Материалы об отказе в возбуждении уголовного дела должны регистрироваться в книге учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела.
Регистрация ведомственной корреспонденции, т.е. документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и гражданским делам, осуществляется на корреспондентских карточках. В прокуратуре города (района) корреспондентская карточка заполняется в одном экземпляре. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов.
До разрешения документа карточка хранится у специалиста (работника канцелярии) в контрольной картотеке. После исполнения документа специалистом (работником канцелярии) заполняются соответствующие графы карточки, и она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам. В работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек – три года.
Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах. Специалисты прокуратур (работники канцелярий) на основе этого банка данных обязаны за несколько минут ответить на вопросы двух типов:
1) у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
2) в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Владение всей совокупностью информационно-документаци­онных ресурсов – главнейшая задача службы делопроизводства. Для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.
Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись также с использованием компьютеров. Введение автоматизированных систем позволяет значительно расширить возможности информационно-справочного обслуживания, так как с помощью компьютера можно наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа, затрачивая минимальное время.

Рассмотрением документов прокурором

Это одна из основных его функций. Не все поступившие документы докладываются прокурору, он физически не в состоянии их все рассмотреть. Рекомендуется докладывать материалы, исполнение которых требует его непосредственного решения, с учетом: важности содержания; сложности и новизны поставленных вопросов; общественного положения лица – автора или места учреждения-отправителя в структуре управления; срочности исполнения; вида документа.
Прокурор района обеспечивает оперативное рассмотрение всех поступающих документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов в реальные сроки. Указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.
Присланные для согласования документы рассматриваются в первую очередь.
 

Направление  на исполнение
Это передача документа ответственному исполнителю под расписку в карточке. Перемещение документов между исполнителями должно осуществляться также под роспись. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием прокурора. Срочные документы передаются немедленно. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

 

Контроль  за исполнением  документов
Контроль обеспечивает своевременное и качественное исполнение поручений, зафиксированных в документах. Осуществляют его прокурор района, заведующий канцелярией и ответственные исполнители. Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.

Форма контроля выбирается, исходя из возможностей конкретной прокуратуры. На сегодня больше всего распространена ручная сроковая картотека, по которой легко можно узнать, что и на какой день должно быть исполнено[3].
Обязанность работников канцелярии – в начале рабочего дня проверить сроковую картотеку (для чего карточки по неисполненным заданиям текущего дня вынимаются и уточняется, будут ли они исполнены своевременно). Если выполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается прокурору. Срок исполнения может быть изменен только лицом, ранее установившим его.
Наряду с текущим контролем необходимо вести предупредительный контроль. Для этого по карточкам выявляются документы, срок исполнения которых истекает через три дня, о чем предупреждаются конкретные исполнители. Ежедневный контроль приучает всех работников к тому, что за исполнение всякого задания обязательно спросится в срок. После снятия документа с контроля карточки переставляются в алфавитную или ведомственную картотеку.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления в прокуратуру. Сроки исполнения документов определяются прокурором района, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции прокурора.
При рассмотрении обращений необходимо соблюдать установленные сроки. При отсутствии в резолюции конкретного срока исполнения документ исполняется в срок, указанный в законах или иных нормативных актах, регулирующих рассмотрение данных обращений.
Примерный перечень документов, подлежащих исполнению в следующие сроки:
а) предложения, заявления и жалобы граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, в их числе те, по которым нужно дать разъяснения, – до пятнадцати дней;
б) требующие дополнительного изучения и проверки – до одного месяца;
в) жалобы военнослужащих и членов их семей – до семи дней;
г) требующие проверки – до пятнадцати дней;
д) на действия органа дознания или следователя в связи с производством предварительного расследования – до трех дней;
е) отдельные требования о производстве следственных или розыскных действий – до десяти дней;
ж) письма-запросы вышестоящих прокуратур – до трех дней;
з) по обращениям депутатов, в случае необходимости проверки или дополнительного изучения вопросов, информировать их в трехдневный срок с момента поступления обращения, а затем окончательный ответ представлять депутатам Государственной Думы и членам Совета Федерации – не позднее двадцати дней;
и) решения коллегий, постановления оперативных совещаний при руководителе прокуратуры, структурного подразделения – согласно указанному в них сроку, а также в случаях поступления обращений, взятых на контроль должностными лицами государственных органов власти и управления, – безотлагательно или не позднее установленного конкретного срока.
Если в силу объективных причин исполнитель не укладывается в отведенный срок разрешения обращения, то срок продлевается прокурором района с обязательным уведомлением заявителей, а также органа или лица, направившего обращение, о причинах задержки и характере принимаемых мер. Исполнитель должен обратиться с рапортом к прокурору о продлении срока, указав причины невозможности разрешения обращения в срок. На рапорте проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы – регистрационную карточку или компьютерный банк регистрационных данных. В исключительных случаях после выяснения причин несвоевременного разрешения обращения срок может быть продлен повторно, но не более чем до двух месяцев со дня поступления жалобы.
Если срок разрешения нарушен ввиду небрежного отношения к выполнению поручения, необходимо решить вопрос об ответственности исполнителя.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

Исполнение  документов  и отправка

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) прокурору района, подготовку к пересылке адресату.
При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Необходимо обратить внимание на то, что, если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он должен обеспечить снятие копий с обращения, передачу их соисполнителям, подготовку ответа в указанный срок. Ответственность за качественную и своевременную подготовку документа в равной мере несут все работники, указанные в резолюции.
Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.
Исполненные документы должны передаваться специалистам (работникам канцелярий) в подобранном для подшивки и отправки виде, с отметкой прокурора об исполнении, которая включает в себя слова «в н/п № ____» и краткую справку, если письменный ответ не составлялся.
Отметки прокуроров об исполнении в обязательном порядке должны подписываться и датироваться. Подшивать документы без соответствующих отметок прокуроров не разрешается.
Исполненные документы передаются специалистам (работникам канцелярии) для отправки в день подписания документа. Если разница между датой подписания документа и датой передачи в канцелярию превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований инструкции, работники службы делопроизводства возвращают документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывают прокурору района.
При приеме документа для отправки специалист (работник канцелярии) должен проверить правильность его оформления: наличие подписи, даты, заголовка, правильность адресования, наличие в документе всех страниц и указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Документы, оформленные с нарушением требований инструкции, возвращаются исполнителю на доработку.
Сотрудник канцелярии, принявший документ для отправки, на втором его экземпляре делает отметку об этом. Обычно это роспись сотрудника канцелярии и дата. Лишь при наличии такой отметки этот документ может быть помещен в надзорное производство, уголовное дело. Если же подобной отметки нет, то в ходе расследования, а затем и судебного рассмотрения может оспариваться сам факт отправки документа.
Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под расписку в книге учета документов, отправленных с нарочным.

Подшивка документов в надзорный наряд, уголовное дело

Исполненные документы группируются в надзорном производстве или уголовном деле. Правильное формирование дел способствует быстрому поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. В уголовное дело документы подшивает, как правило, сам следователь, а в надзорное производство – сотрудник канцелярии.

При направлении жалоб и обращений для разрешения в другие инстанции с контролем специалисты (работники канцелярий) заводят надзорные производства. Иногда на одних и тех же лиц или по одному и тому же вопросу в прокуратурах заводится несколько надзорных производств. В таких случаях они должны быть объединены в одно с присвоением номера надзорного производства, заведенного ранее других. Документы в надзорном производстве группируются в течение нескольких лет, пока ведется переписка по этому делу (вопросу). Запрещается подшивать в надзорные производства поступившие в ходе следствия жалобы и принятые по ним решения, они должны находиться только в следственном деле. Во всех прокуратурах учет надзорных производств должен вестись по книге учета надзорных производств по жалобам, уголовным, гражданским и арбитражным делам, спецдонесениям.
 
I.3.2. Порядок движения уголовных дел.
 
Порядок регистрации и учета уголовных, гражданских и арбитражных дел, материалов проверок, их сохранность имеют особое значение. Уголовные, гражданские и арбитражные дела, материалы проверок и служебных расследований, истребованные в связи с разрешением обращений и жалоб, решением вопроса о принесении протеста в порядке надзора, а также дела, поступившие для утверждения обвинительного заключения, должны быть учтены в книге учета, а затем зарегистрированы: арбитражные дела – в ведомственной картотеке, остальные дела и материалы – в алфавитной картотеке. После регистрации дела передаются исполнителям под роспись в книге учета дел вместе с подобранными надзорными производствами.
Запросы по делам, истребованным в порядке надзора, должны направляться за номером надзорного производства, а для изучения или обобщения – за номером дела по номенклатуре. Если по результатам изучения дел, материалов отменяется ранее состоявшееся по делу решение, они регистрируются в алфавитной картотеке в установленном порядке и по ним заводится надзорное производство.
Прекращенные или приостановленные производством уголовные дела из архива получаются по письменному обращению с соответствующей визой прокурора района (см. образец).

Требование
на получение архивных материалов из архива прокуратуры
(наименование прокуратуры)
 
Прошу выдать уголовное дело № ________________
за _______ год                                                  Опись № ____                                                                                  Порядковый
 номер ________
 по описи
Наименование уголовного дела__________ _______________________________________________________________________
 
управления (отдела) ________________________________________________
Прокурор (следователь, помощник прокурора)      (подпись)               Инициалы, фамилия
 
«____»___________________ 200___ г.
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Если в процессе расследования возникла необходимость изучения уголовного дела, которое уже рассмотрено судом, то с материалами такого дела следователь может ознакомиться в суде по письменному обращению, на котором председатель суда должен наложить соответствующую визу.
Возбужденные и принятые к производству уголовные дела, в том числе поступившие из других органов и принятые следователями прокуратуры к своему производству, должны быть зарегистрированы в алфавитной картотеке и учтены в отдельных книгах учета следственных дел. Материалы протокольной формы учитываются вместе с делами, расследуемыми органами внутренних дел.
Основанием для учета и регистрации дела является копия постановления о возбуждении уголовного дела, принятии к производству. По каждому делу, с момента поступления в прокуратуру постановления о возбуждении уголовного дела, заводится надзорное производство. Вся переписка по делу ведется за номером надзорного производства.
При поступлении дел из органов внутренних дел в прокуратуру для дальнейшего расследования они учитываются в книге учета следственных дел, расследуемых прокуратурой, и делается соответствующая отметка в книге учета следственных дел, расследуемых органами внутренних дел. Аналогичные изменения вносятся в книги учета следственных дел и в случае передачи дела для дальнейшего расследования из прокуратуры в органы внутренних дел.
Вещественные доказательства, изъятые в ходе следствия, учитываются в книге учета вещественных доказательств и ценностей.
 
I.3.3. Правила хранения документов и уголовных дел.
 
Сотрудники, отвечающие за делопроизводство, помощники прокурора, следователи несут ответственность за сохранность документов и уголовных дел. В нерабочее время документы хранятся только в личных сейфах оперативных работников или в специально выделенных для этого помещениях канцелярии, архива, опечатываемых личными печатями.
В случае утечки информации, утраты документов, бланков, печатей, штампов проводится служебная проверка, по результатам которой к виновным принимаются меры дисциплинарного или иного характера.
С момента заведения и до передачи в архив уголовные дела хранятся у следователя – в сейфах, в запирающихся металлических шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Выдача уголовных дел другим организациям производится с разрешения прокурора района. На выданное уголовное дело заводится карта. Дела выдаются по актам, письменным распискам. Категорически запрещается во избежание утери «просто» передавать дело, пусть даже на короткое время.
Изъятие документов из дел постоянного хранения (уголовных дел, надзорных производств) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения прокурора с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения прокурора.
При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию прокурора передаются другому работнику.
 
I.3.4. Организация приема граждан в прокуратуре района
(города).
 
Прием граждан для устного обращения по поводу нарушений законности должен быть четко организован. На прокуроров городов, районов, военных, иных специализированных прокуроров и их заместителей возлагается ответственность за организацию работы с заявлениями, жалобами (обращениями) и прием граждан, должностных и других лиц1. После регистрации эти документы передаются исполнителю в соответствии с распределением обязанностей между работниками прокуратуры. Население информируется о времени личного приема должностными лицами прокуратуры. В прокуратурах субъектов Российской Федерации, городов и районов, других территориальных, военных и иных специализированных прокуратурах прием проводится в течение всего рабочего дня согласно графику. Порядок приема в вечернее время и выходные дни устанавливается руководителем соответствующей прокуратуры. Прокурор района (города) проводит прием населения лично не реже одного раза в неделю, его заместители и помощники – по графику. На доступном, видном месте в здании прокуратуры должен быть вывешен график с указанием должности ведущего прием, дней и часов приема.
Прием граждан организуется заведующим канцелярией или секретарем-машинисткой, которые с учетом характера и содержания обращения направляют посетителей к соответствующему должностному лицу, принимают жалобы и заявления. При этом во внеочередном порядке могут быть рассмотрены письменные и устные обращения о личном приеме участников Великой Отечественной войны, инвалидов, многодетных матерей и других, приравненных к ним законом слабозащищенных категорий граждан.
У всех оперативных работников, ведущих прием граждан, должен быть журнал, куда записывается: фамилия, имя, отчество обратившегося, его адрес, дата обращения, существо вопроса и принятое решение (разъяснение или же принятие заявления по существу вопроса, если требуется проверка). Нельзя отказывать в приеме письменного заявления, даже если вопрос не относится к компетенции органов прокуратуры. В таком случае необходимо заявление принять и направить для разрешения по принадлежности, взяв, по необходимости, исполнение на контроль.
Нужно использовать выезды с проверкой на предприятия, в организации для проведения бесед о состоянии законности и вести прием граждан, по возможности записывать необходимые данные, затем вносить их в журнал приема граждан (см. образец).
 
№
п/п
Дата и место приема
Фамилия, имя,
отчество

Адрес
По какому
вопросу

Принятое

решение
1
3.01.2001
Иванов
Виктор
Ильич
 
г.Казань,
ул. Р. Зорге,
дом 85, кв. 86
По вопросу изменения меры пресечения сыну
Принято заявление
2
3.01.2001
Петров
Иван
Владимирович
г. Казань,
ул. Декабристов,
дом 103, кв. 8
По поводу неисполнения договора
Разъяснено (предложено) обратиться в суд по месту нахождения ответчика
 
I.3.5. Организация работы с письменными обращениями
граждан.
 
Прокурор района обязан в кратчайший срок рассмотреть переданные ему заведующим канцелярией документы и дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя. На тех документах, которые требуют разъяснения порядка их исполнения, прокурором района пишется резолюция.
Резолюция пишется на самом документе